zaterdag 26 december 2009

Wat brengt 2010?

Ik wens iedereen
een gelukkig en gezond 2010

 

gezondheid SHAREPOINT 2010
sociaal intranet Twitter iPod video weblog
slimmer reizen gezin virtueel vergaderen
muziek maken kennis delen wijn
kennis bouwen hardlopen
EOS 2.0 visie BlackBerry
e-office apps
plezier maken
zero local files fotografie mindmappen
helpen profileren communities
scenario’s thema’s samen eten
creativiteit
Magician klein

dinsdag 22 december 2009

Verbinden van mensen en kennis

wat is kennis?
Dit is een goede vraag. Laten we beginnen met het omgekeerde: wat is het volgens mij niet?

  • Gewoon documenten rondmailen en maar hopen dat iemand er wat aan heeft
  • Een bak met presentaties
  • Een profielkaart met je competenties

Volgens mij bestaat kennis uit drie delen met ieder een ander doel: formele documenten, werkdocumenten en ervaringsdocumenten.

Laten we beginnen met werkdocumenten.

werkdocumenten
Werkdocumenten zijn documenten die gemaakt zijn in de context van speurwerk, projecten of klanten. Ze moeten in de context van hun creatie bekeken worden. Vaak worden deze documenten in een samenwerkingsomgeving (team site) opgeslagen, zodat de context van het document nog rijker wordt richting taken, andere documenten en hyperlinks. De selectieve context (project, klant, speurwerk) zorgt ervoor dat de metadata gericht is op het korte termijn gebruik. De algemene vindbaarheid is nog niet optimaal en gericht op “ontdekken”. Mooie voorbeelden zijn het projectplan, lessons learned, een offerte, klantrevisie op die offerte.

Werkdocumenten zijn bijna altijd “onder handen” maar kunnen leiden tot formele documenten.

formele documenten
Formele documenten zijn zorgvuldig opgebouwd (na speurwerk, samenwerking, een project of een klant bijdrage) en zijn ontdaan van specifieke context (algemeen gemaakt). Er heeft dus een transformatie plaatsgevonden van specifiek naar generiek. We zien dat er nu volop ruimte is voor metadata om de structurele vindbaarheid van dit document te verhogen. Mooie voorbeelden zijn een werkmethodiek, een proces beschrijving, een rente tabel.

ervaringsdocumenten
Medewerkers gebruiken de formele kennis en ontdekken de werkdocumenten. Ze doen hiermee nieuwe ervaringen op in het praktische gebruik. Deze ervaringen kunnen zij weer delen in persoonlijke blogs, bijdragen aan wiki pagina’s of deelname aan fora. Al deze vormen zijn op te vatten als ervaringsdocumenten. Persoonlijke ervaringen zijn zeer relevant omdat ze erg dynamisch zijn en sterk relateren aan het praktische gebruik.

Bij e-office verwacht ik dat een blog aggregatie een hogere informatie waarde gaat opleveren dan nieuwsaggregatie. We zullen het terugvinden in de intranet startpagina positie!

het verband
Gebruik maken van kennis start met Zoeken, zoeken naar formele kennis, werkdocumenten en ervaringsdocumenten. Door het vinden van deze documenten wordt de relevantie voor je eigen gebruik bepaald. Let op, het is dus niet de publicist die de relevantie bepaalt, het is de lezer (jij dus)! Persoonlijk denk ik dat je nooit een document zult vinden dat direct antwoord geeft op je vraag (je mag jezelf afvragen waarom je herhalend werk zit te doen…), maar het document helpt je wel om de auteurs van de documenten te achterhalen. En zo is er een verband tussen documenten zoeken, documenten vinden en relateren aan je zoektocht en vervolgens het vinden van collega’s die jou kunnen helpen met je interpretatie of je werk. Iedere collega heeft een profielpagina en is natuurlijk direct te benaderen via chat. Gebruik deze snelle middelen om vast te stellen of iemand jou kan helpen (of doorverwijzen). Verbreed je kleine kring van collega’s met de collega’s die zij weer kennen.

persoonlijk profiel
Een persoonlijk profiel is vaak statisch. Een profielkaart wordt vaak maar 1 keer per jaar bijgewerkt, ambitieus is 2 keer per jaar (functionering en beoordeling). Dergelijke constructies vind ik niet hoopvol, het geeft meer aan wat iemand vorig jaar zou kunnen weten… Daarnaast moeten veel profielkaarten in meetschalen worden ingevuld. Wie zegt nou dat dit de werkelijkheid weergeeft? Er zijn dus uitdagingen met actualiteit en betrouwbaarheid. Twee zware redenen die aangeven dat het hebben van statische profielkaarten niet de eindoplossing zijn.

mensen en kennis
Het persoonlijk profiel wordt ook bepaald door je werkdocumenten, je project deelname, je rol in projecten, de tijd die je besteed hebt aan een onderwerp, je persoonlijke meningen in een blog, je bijdragen aan wiki’s, je bijdragen aan discussies en het netwerk van collega’s die je gebouwd hebt in de loop der tijd. Stuk voor stuk dynamische verslaglegging van jouw werk. En het mooiste is: hiervoor hoef je geen moeite te doen, het bouwt vanzelf op!

ZOEK (MENSEN + DOCUMENTEN) = KENNIS

hoe nu verder?
Noodzakelijke voorwaarde hiervoor is een oprechte houding gericht op DELEN en op INTERACTIE met je collega’s. Traditionele managers zouden moeten sturen op delen en niet op behouden. En hierop zouden alle initiatieven voor kennis op gericht moeten zijn. De tools helpen, maar zonder deze noodzakelijke grondhouding blijven het passieve middelen. De praktijk leert dat al deze technische projecten gewoon mislukken. Jammer, want veel medewerkers gebruiken deze middelen in hun privĂ© situatie al zeer vaak. Zou het dan toch komen door de stelling “je gedraagt je zoals je gestuurd wordt”? Werk aan de winkel voor Het Nieuwe Werken professionals!

Het verbinden van kennis en mensen wordt uitvoerig besproken op de e-office SharePoint 2010 ontbijtsessies. Zie mijn eerdere blogpost.

maandag 21 december 2009

Versiebeheer, lekker uitbesteden

de bestandsnaam
Een werkbestand heeft altijd een bestandsnaam nodig om opgeslagen te worden. Vaak is het al een hele toer om een goede en beschrijvende naam te bedenken. Soms spreekt een afdeling onderling af uit welke delen zo’n bestandsnaam moet bestaan. Helaas is het heel moeilijk om die afspraken te handhaven, zeker als de bestanden een reis buiten de afdeling (moeten) maken.
nog meer versies
Om samen te werken met het bestand wordt het vaak via e-mail verstuurd. Hierover meer in een aparte blog post. Iedere versie van jezelf of (ontvangen) van anderen leidt tot aanpassingen in de bestandsnaam om duidelijk te maken dat de versie opgehoogd is. Het leidt ook meteen tot een grote varieteit aan bestandsnamen. Denk aan Projectplan_Innovatie_2a_rev_Joris_draft_nogbekijken.doc Alle revisies worden dan weer handmatig verwerkt in, inderdaad, nog een versie van het document.
teamsite
Om echt samen te werken aan documenten moeten we afstappen van de traditionele fileshare (bestanden op de server) en overschakelen naar een webgebaseerde documentopslag: een teamsite. Laat de teamsite het versiebeheer verzorgen, kijk altijd naar de laatste versie en communiceer nooit het bestand zelf maar alleen een koppeling. Waarom?
versiebeheer
Mensen zijn in de regel slechte administrateurs, we kiezen vaak voor de snelle bestandsopslag en kijken later wel of we de laatste versie hebben. Maar hoe vaak hebben we het hele team moeten bellen om te vragen wie nou eigenlijk de laatste versie in bezit heeft. Iedereen mailt je dan zijn laatste document en aan jou de taak om het uit te zoeken. Blijkbaar vinden we dit uitzoekwerk heel normaal… maar het is eigenlijk onnodig. Je zou je tijd toch aan betere dingen kunnen besteden.
Online tools zijn onvermoeibaar in het versiebeheer. Afhankelijk van de instellingen (policies of limieten) blijven de versies oplopen. Wij hebben al moeite met versie 2.3, de tools gaan gewoon door met versie 34.25. Even wennen, maar het kost geen moeite (wel opslag…).
laatste versie
De teamsite bevat altijd de laatste versie. Aan de buitenkant is het gewoon een koppeling (URL) met een robuuste naam. Hierin zien we geen variatie als gevolg van versieophogingen. Even wennen, maar gewoon aanklikken en de laatste versie opent.
no mail today
Kom niet in de verleiding om het bestand alsnog via e-mail te versturen. Je ontkoppelt hiermee het bestand van het versiebeheer van de teamsite en je problemen beginnen weer opnieuw.
en klanten?
Wat nou als we intern met zo’n teamsite werken en we moeten extern communiceren met klanten? Het beste antwoord bestaat uit een extranet, zodat je de samenwerking verlegt buiten de grenzen van je eigen organisatie. Best spannend, maar samenwerken met klanten is zo gek nog niet.
Als je toch moet ontkoppelen, verander dan ook het format zodat je expliciet aangeeft wat je stuurt. Intern werken we met Word documenten, als je naar een klant mailt verstuur je het als PDF. Hierdoor blijft je samenwerking intern ook integer, terwijl je de klant (of partner) niet verleid tot aanpassingen.

donderdag 3 december 2009

Ontbijtsessie SharePoint 2010


In januari, februari en maart presenteer ik samen met Renee Hulsman van e-office op een ontbijtsessie over SharePoint 2010. Deze keer geen show met features (daar zijn er al heel erg veel van), maar een verhaal vol met context.

Op basis van een of twee gebruikers-scenario's gaan we door SharePoint 2010 heen en laten we zien op welke manier we de vraagstukken binnen een organisatie kunnen realiseren door inzet van ondersteunende technologie. Natuurlijk grijp ik ook weer terug naar de gedragskant en de organisatorische impact van deze technologie.

Twee scenario's staan op de rol: "verbinden van kennis en mensen" (als 2.0 variant op kennismanagement en profielen) en "slim communiceren". Ik ga me er sterk voor maken om de sessie zo praktisch mogelijk te maken, niet alleen het waarom maar ook het HOE.

Het zijn kleine sessies (rond de 8 bezoekers) met een zeer hoog interactie gehalte. Alleen dan kom je tot de kern van de vernieuwingen ten opzichte van SharePoint Server 2007 of Portal Server 2003.

Schrijf je in via de LinkedIn events voor januari, februari en maart 2010.

Vind je deze vorm van introductie in SharePoint (en in het bijzonder de 2010 versie) interessant voor je eigen organisatie en kun je er niet bij zijn? Neem dan contact met me op, we kijken dan samen naar mogelijkheden voor een alternatieve sessie.

Ik heb er veel zin in en hoop dat onze klanten het verschil zien tussen features en oplossingen...

woensdag 2 december 2009

Project evaluaties 2.0

Het IBM team binnen e-office heeft afgesproken dat ze ieder project, hoe klein ook, evalueren via een blog item.
Ik vind dit persoonlijk een hele goede zaak, je ziet dat een aantal MSFT collega’s ook hun leerpunten delen via het blog mechanisme. Dat waardeer ik enorm!
Maar het zette me ook aan het denken. Een blog item over project evaluatie is goed: het deelt jouw ervaringen en vertelt ook iets over jezelf. Ik weet echter dat bijna elke vorm van ex post documentatie nagenoeg kansloos is. We nemen er vaak de tijd niet voor.
Ik ga daarom op een andere manier met project evaluaties om: bloggen tijdens het project, zodat je aan het einde niets meer hoeft te doen. Als het goed is volgen je collega’s je blog (via alert, My Collegues web part op MySite of via de blog aggregatie op Home). Op deze manier leren we nog sneller van elkaars ervaringen.
Nu alleen nog een handige manier om allerlei individuele blogs over het project te kunnen bundelen, ahhh, dat zal wel 2010 worden….

HNW en dan de praktijk: de presentatie

Op 18 november 2009 werd Henny van Egmond’s congres “Het Nieuwe Werken en dan nu de praktijk” gehouden. Pim en Bas verzorgden een workshop, Roland sprak op de bank.

Wat vond ik er van:

  • inhoud blijft algemeen vanwege het enorme bereik van HNW
  • klanten zitten te springen om voorbeelden, en bijna niemand geeft ze…
  • de academische wereld is interessant maar mist volledig de aansluiting met de empirische wetenschappen (oftewel praktische waarnemingen)
  • mensen die al wat langer geinteresseerd zijn missen inhoud en blijven hangen in halve implementaties
  • hun collega’s vinden eigenlijk alles fantastisch (en dat baart me zorgen), de laatste sessie ging over de zapcultuur (communities) en heeft NIETS te maken met HNW (geeft wel een tijdsbeeld), en iedereen vond het prachtig!

De presentatie van Bas en Pim, de leerpunten vanuit het publiek:

  • veel klanten hebben de tooling voor HNW al beschikbaar
  • veel tooling is nog niet gekoppeld: inloggen op een telefoon, maar geen integratie met OCS (software presence vanuit je agenda), wel teamsites maar alles gesloten, wel teamsites maar toch alles mailen…
  • er is een groot gebrek aan werkafspraken, en als ze er al zijn is er NIETS geregeld over de handhaving (of consequentie van het niet nakomen)
  • wiki’s, blog, forum, teamsite, chatten, presence zijn bekende termen

De presentatie van Bas en Pim, de leerpunten vanuit de presentatie:

  • de Jam plaatjes werken erg goed
  • dames en heren, this time NO POWERPOINT BULLITS!
  • de “lagerhuis” opstelling veroorzaakte direct veel interactiviteit (2 groepen tegenover elkaar)
  • die interactiviteit vond ik dus weer erg verrassend
  • een handmicrofoon belemmert je verhaal
  • ik vond de intro errug gaaf…. het geeft aan wat je met virtueel samenwerken kunt bereiken (persoonlijk: JE WEET NIET WAT JE ZIET!!!!)
  • door de lineaire presa hadden we wat moeite om door het verhaal heen te komen, als gevolg van de interactie (best wel jammer, dat succes….)
  • door de grote zaal (ach, het was maar een hele kapel met glas in lood, orgel, altaar en middenschip) kunnen mensen elkaar niet verstaan. Met een handmicrofoon red je het dan iedere keer net niet!
  • mooi als na 2 minuten iemand reageert: jullie gaan toch niet (verder met al die kleurtjes)…, terwijl dat de helft van het verhaal is. I love interactiviteit!
  • leerpunt: maak 5 slides, zodat je je hele verhaal kunt versnellen, skippen, terugpakken etc., zeker als de interactiviteit hoog is
  • onze praktische implementatie van HNW spullenboel is hetgene wat de deelnemers aan het opschrijven waren

Haagse Hogeschool op bezoek

Afgelopen vrijdag (27 november 2009) hadden we bijna 30 studenten van de Haagse Hogeschool (ICT en nieuwe media) op bezoek. Zij volgen allemaal een minor (volgens mij een 4 punten vak, old school) in Het Nieuwe Werken.

Einstein, Zweistein en Dreistein

Er wordt veel geschreven over de generatie Einstein, maar volgens mij praat niemand met ze… Een mooie kans dus om eens te kijken hoe de Digital Natives ons verhaal vinden!

setting

In de DaVinci hebben we een opstelling gemaakt, nog steed op basis van het theater model. De 2 blauwe prikborden heb ik gebruikt voor de interactieve sessie. Het smartbord (tsja, ook nog steeds unplugged) werd beplakt met de sheets.

002

programma

Gonny en ik hebben ze verteld over De Kracht Van Mensen, de reis van e-office, visie en waarden, redlines, DoS, groeicoach, MOTF, De Adaptieve Organisatie en Management Drives.

Tijdens de discussies kwamen de nieuwe tools vanzelf ter sprake, zoals bloggen, profielen, online team site, twitter (zuil) etc.

interactie

De opdracht luidde: hoe ziet een adaptieve organisatie er op de MOTF assen uit?

motf SCREENS

4 groepen gaan aan de slag met de prikborden en bedenken trefwoorden die dit beschrijft. Vervolgens presenteren ze aan de groep hun woorden. Soms moeten ze dit concreet maken. Het leidt eigenlijk tot een zeer inhoudelijke discussie over vragen als:

  • wat is flexibiliteit?
  • wat is een persoonlijk profiel?
  • hoezo online werken?
  • wat is de keerzijde van vrijheid?
  • wat is compatibiliteit?

Als kleine bonus had ik nog even een korte analyse uitgevoerd op het groepswerk:

  • sommigen schermden de borden af (en beschermden dus hun kennis)
  • een paar snuiters liep vervolgens om de borden heen, cool!
  • iedereen was actief en “aan”
  • je ziet verschillende vormen van registratie (erg goed)
  • sommigen vragen om hulp

Het resultaat werd online verwerkt in een Mindmap.

Mindmap

rondleiding

Na de lunch volgde een rondleiding door ons pand. Leuke feedback en ook vragen zoals:

  • reageren die lampen op je stemming?
  • zou een stagiaire ook thuis mogen werken?
  • krijg je wel iets af in deze setting?
  • kun je daadwerkelijk lunchen op kosten van je collega?

leesvoer

We hebben ze zowel De Kracht van Mensen als 49 Recepten meegegeven. DKVM is verplicht leesvoer, ik ben benieuwd wat ze van de recepten vinden.

dank, dank!

Dank aan iedereen die hierbij betrokken is geweest, voorbereiding, catering, ruimte klaarzetten (en ook weer afbreken, mijn kinderen zijn hier ook blij van geworden), foto en video, medepresentatie. Grappig dat via Twitter de complimenten werden overgebracht voor onze cameraploeg (vraag maar aan Mariella)!

video

Gijs heeft foto’s gemaakt en Mariella de video’s. Ben benieuwd of we er even een collage van kunnen bakken…

en hoe vonden ze het?

Hieronder wat Twitter feeds @baskrikke, aanstaande vrijdag de evaluatie.

twitfeed

en, zoals dat moet, ook even een RT naar Pim en Lianne (van Jan Krans, begeleider):

tweet

dus

Qua direct rendement in Euro’s en zo zie ik dit als een investering. We leggen nu echt contact met de nieuwe generatie, scherpen ons verhaal weer aan en krijgen er misschien weer nieuwe collega’s bij…

En ik vind het persoonlijk erg waarderend om deze sessies te verzorgen!

Dus ook alle bezoekers van de Haagse Hogeschool: bedankt!

Een eerste start is altijd gemakkelijk

Een eerste start met een web log is altijd gemakkelijk. Kies wat technologie, wat styling er over heen en klaar. Het werk gaat nu pas beginnen.

Het bloggen is voor mij een weergave van mijn persoonlijke ervaringen en meningen. Mijn doel op dit moment is het delen van concepten zoals ik ze in de praktijk tegen kom. Soms is er een onderbouwing, soms is het gewoon een zeer beperkte weergave van een paar ervaringen.

Om deze reden kies ik ook voor een blog zonder verbanden met LinkedIn, bepaalde communities, leveranciers etc. Het zijn mijn eigen meningen en ervaringen!

Ik hoop dat lezers de tijd vinden om te reageren, zodat we gezamenlijk wat meer begrip krijgen voor innovatie in werk!

De kop is er af, nu nog wat volgers zien te boeien...