Blogpost is nu ook Twitterbaar

Heel vaak worden blogposts verspreid via Twitter. Vanaf vandaag voeg ik ook een retweet button toe aan mijn postings!

Ik zou het erg leuk vinden als je een interessante blog post via Twitter verspreid. Zelf ben ik ook te vinden onder baskrikke…

Channels are open!

Van lokale data naar kennis delen in 5 stappen

Een upgrade naar Windows 7 bij e-office: “dan ruilen we gewoon even je laptop om…”. Oeff, ondanks alle technologie zie ik toch nog veel files op mijn D:\ schijf staan. Allemaal lokale data in Mijn Documenten. Wel handig en lekker snel, maar eigenlijk heeft niemand wat aan deze informatie. En wij maar zeggen wat we in de 21e eeuw aan het werk zijn. Dat moet anders, dacht ik zo.

doel
Mijn doel voor 2010: volledig onafhankelijk zijn van lokale data op mijn apparaat (laptop). En dan ook nog eens bijna alles wat ik aan lokale data maak beschikbaar stellen aan mijn collega’s. Dus is het zaak om te delen!

bij jou ook?
Veel organisaties hebben de lokale vaste schijven van desktops afgeschermd. Ik zie in de praktijk dezelfde opslag van lokale data op de “gedeelde” netwerkschijven, vergelijkbaar aan mijn D:\ schijf. Deze fileshares zijn niet echt ingericht op delen (raar toch, die naam “fileshare”). Dit kan dus beter, tijd om te delen.

wat heb je nodig: 5 stappen?
Alles start met een online samenwerkingsomgeving (teamsite, e-place of hoe je het ook noemt). Dit is de noodzakelijke voorwaarde om de kunnen delen. En de zoekmachine kan ook haar werk doen!

Je zult zien dat je diverse documenten helemaal niet kunt plaatsen, omdat “the company” er nog niet bij stil gestaan heeft. Maak dus nieuwe projecten sites, klantensites, kennis communities. Wat niet past in corporate structuren is voer voor je eigen site (MySite). Verplaats alle lokale data.

Om toch offline te kunnen werken zijn er veel tools die dit mogelijk maken. Kies er een en leer hoe het werkt! Ik gebruik voor onze SharePoint replicatie het product van een van onze partners: Colligo. Dit is goed ingericht op metadata, views, bulk upload en Outlook integratie.

Als je collega’s vragen om jouw documenten, MAIL GEEN BIJLAGEN maar wijs ze dan naar de online lokatie of mail ze een hyperlink. Je houdt het versiebeheer dan in tact.

Als laatste: hou vol. Het is wel eens verleidelijk om gewoon een structuur van mappen te bouwen op je eigen lokale schijf. Ik werk zelf met een “repliceer tijdelijk” map, klaar om te verplaatsen naar de online variant (als oplossing voor snelheid).

samengevat

1. werk primaire in de online team sites
2. maak nieuwe lokaties die bij je werk passen
3. regel iets voor offline gebruik
4. communiceer alleen URL’s
5. discipline voor jezelf

Wow! Hier helpt wat Human Software mij met het delen van bestanden zonder dat ik er last van heb! Ik werk nu vanaf 7 januari 2010 op deze manier en het blijkt in de praktijk gewoon te werken. Als iedereen mij ook blijft helpen met mijn discipline…. Afscheid nemen van lokale data en delen van jouw informatie is echt work21! Hoe gaat het bij jou?

Van Fileshare naar Metadata

Fileshares!
Veel klanten komen vanuit de situatie waarin alle documenten worden opgeslagen in fileshares. Met de introductie van een online teamsite moeten al die documenten worden ondergebracht in deze web omgeving.
Het is jammer als we gewoon een copy – paste aktie uitvoeren, we maken dan geen gebruik van de extra functies die online teamsites in de regel bieden. Vanuit eindgebruikersperspectief introduceren we dan alleen maar belemmeringen (zoals de iets lager performance, inherent aan web omgevingen).
Het grootste verschil tussen een fileshare en een team site is het gebruik van metadata. Metadata stelt je in staat om meerdere weergaven te tonen van de documentenset (een folderstructuur is slechts 1 weergave die ook nog eens gefixeerd is). Daarnaast verhoogt het de doorzoekbaarheid van documenten (door het expliciet vermelden van additionele eigenschappen van een document).
Hoe transformeer je een fileshare naar een teamsite?
Hieronder een startpunt om van een fileshare naar een teamsite te migreren. In dit voorbeeld wordt uitgegaan van een migratie naar SharePoint WSS 3 (de basis variant van SharePoint 2007). Met wat inlevingsvermogen is het ook van toepassing op andere producten. Let op, dit is een startpunt oftewel uitgangspunten. Iedere situatie is uniek, de echte vertaling hoort in de implementatie te zitten! Toch een poging om je alvast op weg te helpen.

1. de eerste map of drive letter is vaak een teamsite
2. het eerste niveau van je mappenstructuur leidt vaak tot libaries (vanwege basale security)
3. alle onderliggende folderniveau’s kunnen heel vaak opgelost worden met (site) kolommen
4. alle folderknooppunten (mappen met alleen maar submappen en geen documenten) die gebaseerd zijn op standaard eigenschappen van de software (hier SharePoint) kunnen meteen verwijderd worden, ze worden namelijk opgepakt als weergave (view)

Standaard document eigenschappen van SharePoint zijn onder meer:

• bestandsnaam
• titel
• naam auteur
• datum en tijd creatie of upload
• datum en tijd mutatie
• naam gewijzigd door…
• type document (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
• versie (hierover komt nog een blogpost)

Deze eigenschappen vervallen dus in de team site structuur.
Metadata verplicht?
Voor de werking van de weergaven en een voorspelbare verfijning van Search is vaak een kern set aan metadata noodzakelijk. Deze moet je kunnen afdwingen. Maximaal aantal is ongeveer 4 velden voor wat formelere documenten. Voorkom het gebruik van “overige”, “divers”, “algemeen” etc. omdat ze helemaal geen informatie opleveren.
Ga er van uit dat niet-verplichte metadata vaak ook niet wordt ingevuld.
Combineer een kern-set met tagging (sterk verbeterd in SharePoint 2010), wat rekening houdt met actuele termen (vaak in tegenstelling tot een strakke taxonomie, die bijna altijd verouderd is).
Voorbeelden van kern set metadata
Algemene voorbeelden zijn:

• publicatie status (intern, naar klant)
• revisie datum (datum waarop document herzien moet worden)
• revisie groep (wie gaat de revisie uitvoeren)
• archiefwaardig (ja/nee, moet het worden verwijderd of blijft het bewaard) in geval van ontbreken information policies of records management
• document taal (dropdown lijst van schrijftaal document)

Wat meer specifieke (in de context van een project) voorbeelden zijn:

• projectfase
• deliverable
• milestone

Als we het type document gaan opnemen kunnen we deze beter vertalen naar de content types (zoals Kennisdocument, Brief, Memo, Projectplan, Voortgangsrapport, Contract, Offerte, Rapport, Verslag, Functioneel ontwerp etc.).
Limieten
Er zijn limieten aan het gebruik van een enkele library met metadata:

• meer dan 2000 documenten in een SharePoint 2007 library vertraagt de rendering van de pagina (het wordt gewoon traag), aparte libraries of folders heffen deze beperking weer op
• als het toekennen van rechten erg fijnmazig moet verlopen, dan is het gebruik van folders in een library een optie (geen item level security gebruiken, niet beheersbaar op langere termijn), met views halen we de folderstructuur weer weg…

Nuancering
De echte transformatie kan wel eens een flinke klus zijn. Als je de bovenstaande uitgangspunten eens toepast op je filestructuur, dan ben je volgens mij al een eind op weg. Het is echter belangrijk dat je vanaf de start van je implementatie gebruik maakt van de additionele voordelen van metadata (of tagging). Zorg ervoor dat eindgebruikers ook direct de voordelen kunnen gebruiken (zoals views op de libraries, zelf view kunnen maken, ingerichte Search richting prefilter en verfijningen op metadata). Alleen dan zullen eindgebruikers de metadata vullen en de wat langere wachttijd voor Opslaan voor lief nemen.
Het voordeel komt pas naar voren na enkele weken intensief gebruik. Daarna wil je niet meer terug naar de fileshare! De moeite waard, denk ik zo…

Eerste reacties op Ontwaken met e-office en SharePoint 2010

Vanochtend de eerste ontbijtsessie gehad over het verbinden van Mensen en Kennis met SharePoint 2010.

Een korte introductie van de essentie van SharePoint is altijd op z'n plaats. Veel klanten vinden SharePoint moeilijk te doorgronden vanwege het grote volume aan templates (voorgedefinieerde sites) en de breedte van de inzetbaarheid.

Hierna een link gelegd met documenten als expliciet maken van Kennis en het verbinden van mensen aan deze documenten. Uit de praktijk komen zeer veel voorbeelden naar boven.

Mijn collega Renee Hulsman verzorgde een tweetal demonstraties van 2010, mooi opgebouwd vanuit een overzicht van de pagina's via documenten naar de dynamische profielen van mensen.

De deelnemers waren zeer interactief, daar was ook alle gelegenheid voor. Mijn voorkeur gaat uit naar kleine groepjes, zodat het stellen van vragen eerder beloond dan bestraft wordt ;-)

Een van de meest visuele uitbreidingen in 2010 is de Organization Browser. Hierover laten meer.

 
Iedereen heeft het goed naar zijn zin gehad, de evaluaties gaven ons een 8,8! Een zeer goede score waar ik dan ook zeer trots op ben.

Ik wil dan ook iedereen bedanken die bijgedragen heeft aan het realiseren van deze demo omgeving en gevraagd en ongevraagd zijn/haar hulp heeft aangeboden. Dat alles is meer dan welkom.

Op naar de volgende 2 sessie!

Ontwaken met e-office en SharePoint 2010

View more presentations from Bas Krikke.