Versiebeheer, lekker uitbesteden

de bestandsnaam
Een werkbestand heeft altijd een bestandsnaam nodig om opgeslagen te worden. Vaak is het al een hele toer om een goede en beschrijvende naam te bedenken. Soms spreekt een afdeling onderling af uit welke delen zo’n bestandsnaam moet bestaan. Helaas is het heel moeilijk om die afspraken te handhaven, zeker als de bestanden een reis buiten de afdeling (moeten) maken.
nog meer versies
Om samen te werken met het bestand wordt het vaak via e-mail verstuurd. Hierover meer in een aparte blog post. Iedere versie van jezelf of (ontvangen) van anderen leidt tot aanpassingen in de bestandsnaam om duidelijk te maken dat de versie opgehoogd is. Het leidt ook meteen tot een grote varieteit aan bestandsnamen. Denk aan Projectplan_Innovatie_2a_rev_Joris_draft_nogbekijken.doc Alle revisies worden dan weer handmatig verwerkt in, inderdaad, nog een versie van het document.
teamsite
Om echt samen te werken aan documenten moeten we afstappen van de traditionele fileshare (bestanden op de server) en overschakelen naar een webgebaseerde documentopslag: een teamsite. Laat de teamsite het versiebeheer verzorgen, kijk altijd naar de laatste versie en communiceer nooit het bestand zelf maar alleen een koppeling. Waarom?
versiebeheer
Mensen zijn in de regel slechte administrateurs, we kiezen vaak voor de snelle bestandsopslag en kijken later wel of we de laatste versie hebben. Maar hoe vaak hebben we het hele team moeten bellen om te vragen wie nou eigenlijk de laatste versie in bezit heeft. Iedereen mailt je dan zijn laatste document en aan jou de taak om het uit te zoeken. Blijkbaar vinden we dit uitzoekwerk heel normaal… maar het is eigenlijk onnodig. Je zou je tijd toch aan betere dingen kunnen besteden.
Online tools zijn onvermoeibaar in het versiebeheer. Afhankelijk van de instellingen (policies of limieten) blijven de versies oplopen. Wij hebben al moeite met versie 2.3, de tools gaan gewoon door met versie 34.25. Even wennen, maar het kost geen moeite (wel opslag…).
laatste versie
De teamsite bevat altijd de laatste versie. Aan de buitenkant is het gewoon een koppeling (URL) met een robuuste naam. Hierin zien we geen variatie als gevolg van versieophogingen. Even wennen, maar gewoon aanklikken en de laatste versie opent.
no mail today
Kom niet in de verleiding om het bestand alsnog via e-mail te versturen. Je ontkoppelt hiermee het bestand van het versiebeheer van de teamsite en je problemen beginnen weer opnieuw.
en klanten?
Wat nou als we intern met zo’n teamsite werken en we moeten extern communiceren met klanten? Het beste antwoord bestaat uit een extranet, zodat je de samenwerking verlegt buiten de grenzen van je eigen organisatie. Best spannend, maar samenwerken met klanten is zo gek nog niet.
Als je toch moet ontkoppelen, verander dan ook het format zodat je expliciet aangeeft wat je stuurt. Intern werken we met Word documenten, als je naar een klant mailt verstuur je het als PDF. Hierdoor blijft je samenwerking intern ook integer, terwijl je de klant (of partner) niet verleid tot aanpassingen.