Hoeveel tijd kost een activiteit? Pomodoro stap 1.

In mijn reis naar Certified Pomodoro Technique ® Master bestaat de eerste stap uit het onderzoeken hoeveel tijd een activiteit nou eigenlijk kost.

Het gaat mis

Volgens mij gaat zoiets in je hoofd even mis. Je gaat er van uit dat je perfect kunt inschatten hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Maar waarom blijft er aan het eind van de dag toch zoveel liggen. Blijkbaar lijdt ik aan een chronische aandoening: zelfoverschatting in tijd.

Ik denk dus dat een activiteit een uurtje tijd kost, maar in werkelijkheid is dat langer… Maar waarom? Hier heb ik eens even over nagedacht en ben gekomen tot het volgende lijstje:

• externe verstoringen (zoals telefoon, bezoek, deurbel)
• interne verstoringen (zoals e-mail, fantasie, mijmeringen etc.)
• perfectionisme (het kan altijd beter, toch)
• prioriteiten even scheef, dus het andere moet toch nog even voor
• het aantal flits-activiteiten is te groot (kleine mini activiteiten die door het grote volume serieus tijd gaan vreten)
• lichamelijke ongemakken (dorst, honger, snoep-aanval, toilet bezoek)

Misschien kom ik op deze reis op nog meer redenen waarom mijn aandoening niet echt prettig aanvoelt.

Voorzichtige conclusies

Als ik kijk naar mijn lijstje met activiteiten en ik zie hoe lang ik er werkelijk mee bezig ben, dan concludeer ik twee dingen:

1. alle activiteiten duren feitelijk langer (dat maakt mijn aandoening chronisch)
2. de overshoot is ongeveer 25% tot 30% (dat maakt mijn aandoening pijnlijk)

Het moet dus anders, en zoals bij elk doktersbezoek: het is niet fijn om te horen dat er iets mis is… je weet dat je er nu iets aan kan (of moet) doen. Tijd voor actie dus!

Eerstvolgende aktie

Ik krijg al een aardig inzicht in het "waarom het langer duurt dan gepland". En daarmee heb ik aangetoond dat ik de eerste stap succesvol heb gezet! 

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost DONE!
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

In de volgende blog lees je mijn beschermingsmaatregelen. Keep U Posted!

 

Mijn reis naar een Certified Pomodoro Technique ® Master

We zijn altijd op zoek naar meer tijd, hogere kwaliteit, meer doen in minder tijd. Maar hoe?

Een van de technieken waar ik al eerder over schreef is The Pomodoro Technique. Ik was al een fan en gebruik het vooral als ik thuis werk en de zaken af moet maken. Maar ik wil dit naar een hoger plan trekken. Waarom?

Een hoger plan

Ik vind dat mijn tijd kostbaar is. Zakelijk gezien (het is druk, dus moet er veel in de beschikbare tijd) maar ook privé (alleen maar werken is niet wat je leven inhoud geeft). Dus: doelen stellen, akties SMART maken, planning maken en GAAN!

 

Het plan

Mijn plan is dus om Certified Pomodoro Master te worden. En wie heeft daar wat aan? Nou, dat is makkelijk: IKZELF. Vind ik wel een prettige doelgroep voor mijn plan! Het is mijn eigen reis om beter met mijn tijd om te gaan. Het enige wat je hiervoor moet doen is het vastleggen van het doorlopen van 6 stappen.

6 stappen

De certificering gaat er van uit dat je aangeeft dat je de volgende 6 doelstellingen expliciet doorloopt:

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

Mijn stok achter de deur

Deze blogs (de postings verschijnen op meerdere blogs) gebruik ik om aan te tonen dat ik voortgang boek op de 6 stappen. Geen Hiep Hiep Hoera verhalen, maar de toppen en dalen van deze reis. Ik wil dit echt, dus gaat het ook gebeuren. De bestemming is gekozen, de reis is vol verrassingen.

Mijn uitdaging

Mijn uitdaging is om mijn plan vol te houden. Ik zou het fantastisch vinden als je mij af en toe wat steun wil geven (Twitter, blog reactie, bellen, mailen, wat jou het beste uit komt). Misschien kan ik je zelfs verleiden om mee te doen?

Vraagt HNW om een sociaal intranet?

De stelling van een vorige poll was: Het Nieuwe Werken vraagt om een interactief en sociaal intranet, dat samenwerken en kennisdelen faciliteert. Eens, zei exact 50 procent van de stemmers, een sociaal intranet is nodig om samenwerking te stimuleren en effectiever te maken. Zeker in een organisatie waar men tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Nog eens 37 procent kon zich in de stelling vinden, maar was van mening dat de vrijheid om kennis te delen wordt gestimuleerd met een interactief platform. Een absolute minderheid was het oneens met de stelling, en wel omdat ze vonden dat Het Nieuwe Werken ook prima kan zonder interactief en sociaal intranet (8 procent), en samenwerken en kennisdelen het best werkt door fysiek bij elkaar te zijn (2 procent).

De score van de stellingen heb ik dit keer in een eigenwijze infographic gestopt. Waarom? Het is in intranetland nogal een strijd tussen het corporate deel (vaak verplichte kost genoemd) en de ontwikkelingen op andere domeinen, zoals samenwerken, sociale innovatie een kennisdelen. De laatste drie onderdelen worden steeds vaker toegevoegd, maar verhouden zich maar vreemd ten opzichte van de verplichte kost. De reden hiervoor is het bestaan van het omkeerprincipe.

Het blauwe deel van het intranet

Het blauwe deel is het voorspelbare deel, het maakbare deel en dat deel waarbij van boven naar beneden wordt aangeboden. Het is corporate communicatie, de directie, de HR-afdeling die wat meldt. Prima informatie, soms zelfs bij wet verplicht. Goed om te weten, en zeker gevalideerd en goedgekeurd. Maar is dat alles?

Het gele deel van jouw intranet

In de titel is het ook vervangen door ‘jouw’. En niet voor niets. In het gele deel van je intranet vind je jouw documenten, jouw collega’s, jouw opgebouwde maar ook opgevraagde kennis, en bouwt jouw reactie op andermans werk ook aan je eigen profiel. Het sociale domein dus,bottom-up en user generated.

We zien dat het blauwe deel op andere principes is gebaseerd dan het gele. En dat is maar goed ook. Als de blauwe principes (goedkeuring, validatie, redigeren) worden toegepast op je gele (sociale) deel, houdt het snel op met kennisdelen, reageren, bloggen, waarderen en co-creëren. Maar andersom geldt precies hetzelfde. Als de HR-informatie nog een conceptversie uit de samenwerking is, waar mag ik dan van uitgaan? Is de informatie wel correct? Dat geeft maar een slecht gevoel.

Hoe kun je het aanpakken?

Beschouw je intranet eens als een bouwplaat. Het kan al werken na drie stappen

STAP 1. Knip het blauwe deel uit en geef dit aan de eigenaar. Knip het gele deel uit en geef dat aan iedereen. Want iedereen is eigenaar van het gele stuk.

STAP 2. Steek zowel het blauwe deel als het gele deel in de gleufjes van het platform. Mooi, nu heb je een eenduidige gebruikerservaring en integraal zoeken mogelijk gemaakt. Of de informatie vastgesteld is in blauw, of subjectief leeft in geel, maakt niet uit, want jij hebt toegang!

STAP 3. Plak geel en blauw eens tegen elkaar aan. Niet schudden of mixen, want dan haal je niet de kracht uit de twee delen van je intranet. Maar zorg ervoor dat je gebruikers precies weten, of ze in het publicerende blauwe deel zitten, of in het sociale en co-creërende deel.

De combinatie van de twee gaan we social business noemen. Hierbij alvast de letter i. Van ik. Van: ik begin vandaag, en: ik begin zelf. Plak ze!

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Werken 2.0 blog.

Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaats onafhankelijk werken?

Nee, een gedegen plan van aanpak is noodzakelijk voordat je hiermee kunt starten (46%, 30 stemmen)

Nee, zeker de oudere generaties niet (23%, 15 stemmen)

Ja, de huidige generatie medewerkers kan dit zelf goed invullen (18%, 12 stemmen)

Weet niet, geen mening (13%, 5 stemmen)

 

In de poll van vorige maand zegt ongeveer de helft: nee we zijn niet goed (genoeg) voorbereid om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. We hebben een aanpak nodig. Een kwart van de respondenten geeft aan: nee, we (of ze) zijn te oud. Samen met de categorie “Weet niet” is een totaal van 85 procent het er over eens: we zijn niet goed op voorbereid. Een kleine 20% vindt dat ze dit wél zelf kunnen invullen.

Wat nuances

Wat is goed nu precies voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de een het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat over veranderbereid en verander bekwaam.

Veranderbereid heeft vooral te maken met emotioneel, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van (aan)sturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en wat uitleg gaat het al heel wat beter. Verander bekwaam kan wel demografisch zijn, omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en web cams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaats onafhankelijk te werken.

Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptie strategieën kunnen vanuit een project ingezet worden. Meestal maken we materiaal wat via de lijn uitgerold kan worden.

Voorbereiding fysiek en emotioneel

Als we tijd- en plaats onafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de concrete middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie).

Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur gebaseerd op DEWG/OGC (www.ogc.gov.uk)

Als je de mindset hebt tot flex-en (flexwerken) zonder dat je omgeving en je ICT middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is een moeilijke verandering. Je denkt “nieuw” maar moet dat doen met “oude” middelen in een traditioneel hokjes-kantoor. Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht, onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus “nieuw doen” maar nog steeds “oud denken”.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en verander bekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!