Hoeveel tijd kost een activiteit? Pomodoro stap 1.

In mijn reis naar Certified Pomodoro Technique ® Master bestaat de eerste stap uit het onderzoeken hoeveel tijd een activiteit nou eigenlijk kost.

Het gaat mis

Volgens mij gaat zoiets in je hoofd even mis. Je gaat er van uit dat je perfect kunt inschatten hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Maar waarom blijft er aan het eind van de dag toch zoveel liggen. Blijkbaar lijdt ik aan een chronische aandoening: zelfoverschatting in tijd.

Ik denk dus dat een activiteit een uurtje tijd kost, maar in werkelijkheid is dat langer… Maar waarom? Hier heb ik eens even over nagedacht en ben gekomen tot het volgende lijstje:

• externe verstoringen (zoals telefoon, bezoek, deurbel)
• interne verstoringen (zoals e-mail, fantasie, mijmeringen etc.)
• perfectionisme (het kan altijd beter, toch)
• prioriteiten even scheef, dus het andere moet toch nog even voor
• het aantal flits-activiteiten is te groot (kleine mini activiteiten die door het grote volume serieus tijd gaan vreten)
• lichamelijke ongemakken (dorst, honger, snoep-aanval, toilet bezoek)

Misschien kom ik op deze reis op nog meer redenen waarom mijn aandoening niet echt prettig aanvoelt.

Voorzichtige conclusies

Als ik kijk naar mijn lijstje met activiteiten en ik zie hoe lang ik er werkelijk mee bezig ben, dan concludeer ik twee dingen:

1. alle activiteiten duren feitelijk langer (dat maakt mijn aandoening chronisch)
2. de overshoot is ongeveer 25% tot 30% (dat maakt mijn aandoening pijnlijk)

Het moet dus anders, en zoals bij elk doktersbezoek: het is niet fijn om te horen dat er iets mis is… je weet dat je er nu iets aan kan (of moet) doen. Tijd voor actie dus!

Eerstvolgende aktie

Ik krijg al een aardig inzicht in het "waarom het langer duurt dan gepland". En daarmee heb ik aangetoond dat ik de eerste stap succesvol heb gezet! 

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost DONE!
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

In de volgende blog lees je mijn beschermingsmaatregelen. Keep U Posted!

 

Thuiswerken, ergens werken, focus en Pomodoro…

Wat heeft Het Nieuwe Werken, thuiswerken, focus en tomaten danwel Pomodoro met elkaar te maken? Nou, vrijwel alles.

Zelf ben ik een groot voorstander om goede plekken te zoeken die aansluiten bij je activiteit. Hiervoor hanteer ik de volgende beslissingsboom:

1. werk je of werk je niet?
2. welke activiteit ga je uitvoeren?
3. is sociaal of brein in het spel?
4. waar kun je dat het beste doen?

Misschien wat meer uitleg? Komt ie…

1. werk je of niet?

Ik begrijp niets van de opmerkingen dat je gestoord wordt door je kinderen als je thuis werkt. Eigenlijk werkt het voor mij heel simpel: papa werkt en wordt niet gestoord, of papa heeft alle aandacht voor zijn kinderen en werkt dus NIET. Ik heb mijn kinderen geleerd dat ze mij niet mogen storen als ik in mijn kantoor ben. Niet schreeuwen, roepen, deur open maken etc. Maar als ik uit mijn kantoor kom, dan is papa er wel voor de kinderen. Maar dan ook onvoorwaardelijk. Heel helder en duidelijk voor mij en voor de kleine badapen.

Je moet echter wel strak schakelen, al bellend naar beneden lopen en met wilde gebaren de kinderen tot stilte manen… ik zie het me niet doen.

Dus is het effect ook heel duidelijk. Of je werkt gefocussed en bent zeer goed bereikbaar OF je besteed tijd aan je gezin en bent beperkt bereikbaar.

2. welke activiteit

Ik plan bewust mijn activiteiten en kan ze ook goed kwalificeren naar impact op mijn brein. Is het verwerken, is het bedenken, is het lezen, is het overpeinzen, is het klantgericht, is het intern, is het lange termijn of moet het nu af? Wat ga ik vandaag doen?

3. is het sociaal of brein?

Als de activiteit veronderstelt dat je een band opbouwt met een medemens (klinkt academisch, hoor) EN/OF je hebt het brein van je medemensch (bewust oud Hollands) nodig, kies dan zonder pardon voor de fysieke ontmoeting. Ga door de file, trotseer parkeerleed en ontmoet uw medemens! Er is geen virtuele vervanger voor een emotie of voor cooking pan creatie! Overigens mogen alle andere type activiteiten voor mij zoveel als mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk plaatsvinden! Skype, Lync, team sites, webcam, iMessage, SMS, het mag allemaal! En valt het op dat e-mail er NIET bij staat ;-)

4. en dan de vraag: waar?

Resteer nu de vraag: waar ga ik dit doen. Zelfs fysieke ontmoetingen laat ik steeds meer op plekken plaatsvinden waar we allemaal geinspireerd van raken. In de meeste HNW kantoren zijn ook zit- en stavormen te vinden met “een twist”. Ik ben daar blij mee en daag ook iedereen uit om eens gek te doen: gebruik de zitjes, ga staand vergaderen, spring van boomstronk naar boomstronk en sluit dat Smart Board eens aan!

en de tomaten dan?

Als extra hulpmiddel ben ik op het spoor gezet van The Pomodoro Technique. Korte sprints van opperste concentratie. Dit past goed in mijn eigen focus.

Dus thuiswerken (als een van de plekken), focus op je werk met een Pomodoro en een beslisboon voor je fysieke locatie gaat je helpen om je werk goed uit te voeren. Is dit een deel van Het Nieuwe Werken? Of mis ik iets?

iPad zakelijk toegepast

Hoe pas je een iPad zakelijk toe? Is een iPad alleen geschikt om op de bank naar websites te surfen? Ik denk het niet!

De iPad deed bij mij z’n eerste intrede toen ik ze tegen kwam bij mijn klanten. Vreemd genoeg doken ze op bij het management en directie. Raar, want deze “doelgroep” was traditioneel erg wars van digitaal. En nou lagen er overal zwarte iPads met verschillende hoesjes… WHY?

WHY?

Grappig genoeg hadden de meesten zelf uitgevonden hoe ze mail moesten “syncen” en hoe ze documenten konden openen. Al snel kregen secretaresses de opdracht om de bestuursstukken niet meer af te drukken maar ze via e-mail als PDF bestand te versturen. Als een MT lid nog niet “aangehaakt” was, dan typte het andere MT lid gewoon (uit het hoofd, jawel) de juiste configuratie van de iPad in… Het gebruik ging gewoon van zelf. Blijkbaar toch een behoefte om gemakkelijk informatie te raadplegen op eigen tijd en plaats.

IT

De IT afdeling leverde traditioneel geen support, syncen was toch niet mogelijk en je kon er toch niet echt mee typen… Oei, dat was niet helemaal waar… Er werd gesynct, er werd getwitterd, er gierden documenten heen en weer. Waar was de controle?

toys

Nou kun je zeggen: “Toys for Boys”, maar eigenlijk raakte de komst van die Apple dingen mij wel! Ineens was sponsoring van technologische (en bij de tijdse) hulpmiddelen die iets voor eindgebruikers kunnen doen binnen handbereik! Ik zeg: adopteer en verwonder.

Uit zakelijke nieuwsgierigheid ben ik zelf de iPad gaan gebruiken. Je moet goed weten in welke activiteit het apparaat geschikt is, maar het levert weer een extra stuk gemak op om informatie overal te raadplegen.

iPad zakelijk in 5 stappen

stap 1: model en hoesje

Kies bij voorkeur een 3G model, zodat je echt overal je informatie kunt raadplegen. Zelf gebruik ik een prepaid kaart (om de kosten in de gaten te houden) als nood, mocht er geen publiekelijk WiFi beschikbaar zijn.

Er zijn diverse hoesjes om het apparaat te beschermen, zelfs met ingebouwd toetsenbord. Omdat mijn motto nu is “travel light” heb ik alleen een omslag hoesje wat in omgevouwen stand een hoek maakt van 15 graden, dit typt en leest lekker weg.

stap 2. registreren

Apple kenners weten het al: je moet je registreren bij de iStore (iTune gebruikers hebben dit al gedaan). Je koppelt je credit card aan je ID. Hiermee bevestig je Apples business model. You are welcome.

stap 3. apps, apps en nog eens apps

Download en betaal (!) een aantal apps die jouw leven gemakkelijk maken. Lees ook even de recenties, als het heel vaak crasht, dan wacht ik nog even met kopen. In het volgende blog zie je precies welke apps ik gebruik.

stap 4. verander je routine

Gooi je papieren kladblok uit je tas, leg klanten uit wat je doet, laat klanten je aantekeningen of je mindmap zien.

En het belangrijkste: let op je Continuous Partial Attention valkuil: te allen tijde even je mail checken, even je Twitter checken etc cetera. De hele dag, overal en altijd en erger nog, tijdens ons gesprek. Niet doen! FOCUS!

stap 5. inspireer anderen

Het gaat me nog niet eens zozeer om de Apple form factor (geen reclame of belangen hier), met andere tablets kun je meer, andere dingen, mooiere dingen, snellere dingen. Maar het gaat om het beschikbaar maken van informatie (zowel lezen als wegschrijven) op voor jou gunstige plaatsen en tijden. Het is je plicht om ook anderen de voordelen te tonen, de keuze maken ze zelf wel. Love it or hate it, maar ontneem me geen mogelijkheden.

Ik zeg: succes! Een iPad laat zich, met wat nukken, gemakkelijk zakelijk gebruiken. Dat is mijn mening, reacties zijn welkom.

Van lokale data naar kennis delen in 5 stappen

Een upgrade naar Windows 7 bij e-office: “dan ruilen we gewoon even je laptop om…”. Oeff, ondanks alle technologie zie ik toch nog veel files op mijn D:\ schijf staan. Allemaal lokale data in Mijn Documenten. Wel handig en lekker snel, maar eigenlijk heeft niemand wat aan deze informatie. En wij maar zeggen wat we in de 21e eeuw aan het werk zijn. Dat moet anders, dacht ik zo.

doel
Mijn doel voor 2010: volledig onafhankelijk zijn van lokale data op mijn apparaat (laptop). En dan ook nog eens bijna alles wat ik aan lokale data maak beschikbaar stellen aan mijn collega’s. Dus is het zaak om te delen!

bij jou ook?
Veel organisaties hebben de lokale vaste schijven van desktops afgeschermd. Ik zie in de praktijk dezelfde opslag van lokale data op de “gedeelde” netwerkschijven, vergelijkbaar aan mijn D:\ schijf. Deze fileshares zijn niet echt ingericht op delen (raar toch, die naam “fileshare”). Dit kan dus beter, tijd om te delen.

wat heb je nodig: 5 stappen?
Alles start met een online samenwerkingsomgeving (teamsite, e-place of hoe je het ook noemt). Dit is de noodzakelijke voorwaarde om de kunnen delen. En de zoekmachine kan ook haar werk doen!

Je zult zien dat je diverse documenten helemaal niet kunt plaatsen, omdat “the company” er nog niet bij stil gestaan heeft. Maak dus nieuwe projecten sites, klantensites, kennis communities. Wat niet past in corporate structuren is voer voor je eigen site (MySite). Verplaats alle lokale data.

Om toch offline te kunnen werken zijn er veel tools die dit mogelijk maken. Kies er een en leer hoe het werkt! Ik gebruik voor onze SharePoint replicatie het product van een van onze partners: Colligo. Dit is goed ingericht op metadata, views, bulk upload en Outlook integratie.

Als je collega’s vragen om jouw documenten, MAIL GEEN BIJLAGEN maar wijs ze dan naar de online lokatie of mail ze een hyperlink. Je houdt het versiebeheer dan in tact.

Als laatste: hou vol. Het is wel eens verleidelijk om gewoon een structuur van mappen te bouwen op je eigen lokale schijf. Ik werk zelf met een “repliceer tijdelijk” map, klaar om te verplaatsen naar de online variant (als oplossing voor snelheid).

samengevat

1. werk primaire in de online team sites
2. maak nieuwe lokaties die bij je werk passen
3. regel iets voor offline gebruik
4. communiceer alleen URL’s
5. discipline voor jezelf

Wow! Hier helpt wat Human Software mij met het delen van bestanden zonder dat ik er last van heb! Ik werk nu vanaf 7 januari 2010 op deze manier en het blijkt in de praktijk gewoon te werken. Als iedereen mij ook blijft helpen met mijn discipline…. Afscheid nemen van lokale data en delen van jouw informatie is echt work21! Hoe gaat het bij jou?

Verbinden van mensen en kennis

wat is kennis?
Dit is een goede vraag. Laten we beginnen met het omgekeerde: wat is het volgens mij niet?

• Gewoon documenten rondmailen en maar hopen dat iemand er wat aan heeft
• Een bak met presentaties
• Een profielkaart met je competenties

Volgens mij bestaat kennis uit drie delen met ieder een ander doel: formele documenten, werkdocumenten en ervaringsdocumenten.

Laten we beginnen met werkdocumenten.

werkdocumenten
Werkdocumenten zijn documenten die gemaakt zijn in de context van speurwerk, projecten of klanten. Ze moeten in de context van hun creatie bekeken worden. Vaak worden deze documenten in een samenwerkingsomgeving (team site) opgeslagen, zodat de context van het document nog rijker wordt richting taken, andere documenten en hyperlinks. De selectieve context (project, klant, speurwerk) zorgt ervoor dat de metadata gericht is op het korte termijn gebruik. De algemene vindbaarheid is nog niet optimaal en gericht op “ontdekken”. Mooie voorbeelden zijn het projectplan, lessons learned, een offerte, klantrevisie op die offerte.

Werkdocumenten zijn bijna altijd “onder handen” maar kunnen leiden tot formele documenten.

formele documenten
Formele documenten zijn zorgvuldig opgebouwd (na speurwerk, samenwerking, een project of een klant bijdrage) en zijn ontdaan van specifieke context (algemeen gemaakt). Er heeft dus een transformatie plaatsgevonden van specifiek naar generiek. We zien dat er nu volop ruimte is voor metadata om de structurele vindbaarheid van dit document te verhogen. Mooie voorbeelden zijn een werkmethodiek, een proces beschrijving, een rente tabel.

ervaringsdocumenten
Medewerkers gebruiken de formele kennis en ontdekken de werkdocumenten. Ze doen hiermee nieuwe ervaringen op in het praktische gebruik. Deze ervaringen kunnen zij weer delen in persoonlijke blogs, bijdragen aan wiki pagina’s of deelname aan fora. Al deze vormen zijn op te vatten als ervaringsdocumenten. Persoonlijke ervaringen zijn zeer relevant omdat ze erg dynamisch zijn en sterk relateren aan het praktische gebruik.

Bij e-office verwacht ik dat een blog aggregatie een hogere informatie waarde gaat opleveren dan nieuwsaggregatie. We zullen het terugvinden in de intranet startpagina positie!

het verband
Gebruik maken van kennis start met Zoeken, zoeken naar formele kennis, werkdocumenten en ervaringsdocumenten. Door het vinden van deze documenten wordt de relevantie voor je eigen gebruik bepaald. Let op, het is dus niet de publicist die de relevantie bepaalt, het is de lezer (jij dus)! Persoonlijk denk ik dat je nooit een document zult vinden dat direct antwoord geeft op je vraag (je mag jezelf afvragen waarom je herhalend werk zit te doen…), maar het document helpt je wel om de auteurs van de documenten te achterhalen. En zo is er een verband tussen documenten zoeken, documenten vinden en relateren aan je zoektocht en vervolgens het vinden van collega’s die jou kunnen helpen met je interpretatie of je werk. Iedere collega heeft een profielpagina en is natuurlijk direct te benaderen via chat. Gebruik deze snelle middelen om vast te stellen of iemand jou kan helpen (of doorverwijzen). Verbreed je kleine kring van collega’s met de collega’s die zij weer kennen.

persoonlijk profiel
Een persoonlijk profiel is vaak statisch. Een profielkaart wordt vaak maar 1 keer per jaar bijgewerkt, ambitieus is 2 keer per jaar (functionering en beoordeling). Dergelijke constructies vind ik niet hoopvol, het geeft meer aan wat iemand vorig jaar zou kunnen weten… Daarnaast moeten veel profielkaarten in meetschalen worden ingevuld. Wie zegt nou dat dit de werkelijkheid weergeeft? Er zijn dus uitdagingen met actualiteit en betrouwbaarheid. Twee zware redenen die aangeven dat het hebben van statische profielkaarten niet de eindoplossing zijn.

mensen en kennis
Het persoonlijk profiel wordt ook bepaald door je werkdocumenten, je project deelname, je rol in projecten, de tijd die je besteed hebt aan een onderwerp, je persoonlijke meningen in een blog, je bijdragen aan wiki’s, je bijdragen aan discussies en het netwerk van collega’s die je gebouwd hebt in de loop der tijd. Stuk voor stuk dynamische verslaglegging van jouw werk. En het mooiste is: hiervoor hoef je geen moeite te doen, het bouwt vanzelf op!

ZOEK (MENSEN + DOCUMENTEN) = KENNIS

hoe nu verder?
Noodzakelijke voorwaarde hiervoor is een oprechte houding gericht op DELEN en op INTERACTIE met je collega’s. Traditionele managers zouden moeten sturen op delen en niet op behouden. En hierop zouden alle initiatieven voor kennis op gericht moeten zijn. De tools helpen, maar zonder deze noodzakelijke grondhouding blijven het passieve middelen. De praktijk leert dat al deze technische projecten gewoon mislukken. Jammer, want veel medewerkers gebruiken deze middelen in hun privé situatie al zeer vaak. Zou het dan toch komen door de stelling “je gedraagt je zoals je gestuurd wordt”? Werk aan de winkel voor Het Nieuwe Werken professionals!

Het verbinden van kennis en mensen wordt uitvoerig besproken op de e-office SharePoint 2010 ontbijtsessies. Zie mijn eerdere blogpost.

Versiebeheer, lekker uitbesteden

de bestandsnaam
Een werkbestand heeft altijd een bestandsnaam nodig om opgeslagen te worden. Vaak is het al een hele toer om een goede en beschrijvende naam te bedenken. Soms spreekt een afdeling onderling af uit welke delen zo’n bestandsnaam moet bestaan. Helaas is het heel moeilijk om die afspraken te handhaven, zeker als de bestanden een reis buiten de afdeling (moeten) maken.
nog meer versies
Om samen te werken met het bestand wordt het vaak via e-mail verstuurd. Hierover meer in een aparte blog post. Iedere versie van jezelf of (ontvangen) van anderen leidt tot aanpassingen in de bestandsnaam om duidelijk te maken dat de versie opgehoogd is. Het leidt ook meteen tot een grote varieteit aan bestandsnamen. Denk aan Projectplan_Innovatie_2a_rev_Joris_draft_nogbekijken.doc Alle revisies worden dan weer handmatig verwerkt in, inderdaad, nog een versie van het document.
teamsite
Om echt samen te werken aan documenten moeten we afstappen van de traditionele fileshare (bestanden op de server) en overschakelen naar een webgebaseerde documentopslag: een teamsite. Laat de teamsite het versiebeheer verzorgen, kijk altijd naar de laatste versie en communiceer nooit het bestand zelf maar alleen een koppeling. Waarom?
versiebeheer
Mensen zijn in de regel slechte administrateurs, we kiezen vaak voor de snelle bestandsopslag en kijken later wel of we de laatste versie hebben. Maar hoe vaak hebben we het hele team moeten bellen om te vragen wie nou eigenlijk de laatste versie in bezit heeft. Iedereen mailt je dan zijn laatste document en aan jou de taak om het uit te zoeken. Blijkbaar vinden we dit uitzoekwerk heel normaal… maar het is eigenlijk onnodig. Je zou je tijd toch aan betere dingen kunnen besteden.
Online tools zijn onvermoeibaar in het versiebeheer. Afhankelijk van de instellingen (policies of limieten) blijven de versies oplopen. Wij hebben al moeite met versie 2.3, de tools gaan gewoon door met versie 34.25. Even wennen, maar het kost geen moeite (wel opslag…).
laatste versie
De teamsite bevat altijd de laatste versie. Aan de buitenkant is het gewoon een koppeling (URL) met een robuuste naam. Hierin zien we geen variatie als gevolg van versieophogingen. Even wennen, maar gewoon aanklikken en de laatste versie opent.
no mail today
Kom niet in de verleiding om het bestand alsnog via e-mail te versturen. Je ontkoppelt hiermee het bestand van het versiebeheer van de teamsite en je problemen beginnen weer opnieuw.
en klanten?
Wat nou als we intern met zo’n teamsite werken en we moeten extern communiceren met klanten? Het beste antwoord bestaat uit een extranet, zodat je de samenwerking verlegt buiten de grenzen van je eigen organisatie. Best spannend, maar samenwerken met klanten is zo gek nog niet.
Als je toch moet ontkoppelen, verander dan ook het format zodat je expliciet aangeeft wat je stuurt. Intern werken we met Word documenten, als je naar een klant mailt verstuur je het als PDF. Hierdoor blijft je samenwerking intern ook integer, terwijl je de klant (of partner) niet verleid tot aanpassingen.

Een eerste start is altijd gemakkelijk

Een eerste start met een web log is altijd gemakkelijk. Kies wat technologie, wat styling er over heen en klaar. Het werk gaat nu pas beginnen.

Het bloggen is voor mij een weergave van mijn persoonlijke ervaringen en meningen. Mijn doel op dit moment is het delen van concepten zoals ik ze in de praktijk tegen kom. Soms is er een onderbouwing, soms is het gewoon een zeer beperkte weergave van een paar ervaringen.

Om deze reden kies ik ook voor een blog zonder verbanden met LinkedIn, bepaalde communities, leveranciers etc. Het zijn mijn eigen meningen en ervaringen!

Ik hoop dat lezers de tijd vinden om te reageren, zodat we gezamenlijk wat meer begrip krijgen voor innovatie in werk!

De kop is er af, nu nog wat volgers zien te boeien...