Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaats onafhankelijk werken?

Nee, een gedegen plan van aanpak is noodzakelijk voordat je hiermee kunt starten (46%, 30 stemmen)

Nee, zeker de oudere generaties niet (23%, 15 stemmen)

Ja, de huidige generatie medewerkers kan dit zelf goed invullen (18%, 12 stemmen)

Weet niet, geen mening (13%, 5 stemmen)

 

In de poll van vorige maand zegt ongeveer de helft: nee we zijn niet goed (genoeg) voorbereid om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. We hebben een aanpak nodig. Een kwart van de respondenten geeft aan: nee, we (of ze) zijn te oud. Samen met de categorie “Weet niet” is een totaal van 85 procent het er over eens: we zijn niet goed op voorbereid. Een kleine 20% vindt dat ze dit wél zelf kunnen invullen.

Wat nuances

Wat is goed nu precies voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de een het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat over veranderbereid en verander bekwaam.

Veranderbereid heeft vooral te maken met emotioneel, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van (aan)sturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en wat uitleg gaat het al heel wat beter. Verander bekwaam kan wel demografisch zijn, omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en web cams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaats onafhankelijk te werken.

Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptie strategieën kunnen vanuit een project ingezet worden. Meestal maken we materiaal wat via de lijn uitgerold kan worden.

Voorbereiding fysiek en emotioneel

Als we tijd- en plaats onafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de concrete middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie).

Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur gebaseerd op DEWG/OGC (www.ogc.gov.uk)

Als je de mindset hebt tot flex-en (flexwerken) zonder dat je omgeving en je ICT middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is een moeilijke verandering. Je denkt “nieuw” maar moet dat doen met “oude” middelen in een traditioneel hokjes-kantoor. Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht, onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus “nieuw doen” maar nog steeds “oud denken”.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en verander bekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!

Yellow en Blue: de juiste mix van inventiviteit en structuur

Voorspelbaarheid en proces, maar toch de mogelijkheid om inventief te luisteren naar je klant?

Roland Hameeteman schreef het boek Yellow en Blue om uit te leggen hoe deze conflicterende paradigma’s onnodig veel energie kosten. Veel organisaties worstelen met het behouden van structuur maar toch iedere keer maar weer kunnen inspelen op de vraag van die klant.

Wil je het boek bestellen, dan kan dat op Management Boek, de echte tablet fanatics downloaden natuurlijk de e-book variant (check beschikbaarheid).

Het boek legt uit waarom het wringt. work21 kan je helpen om uit te leggen hoe je het vervolgens aanpakt. e-office heeft oplossingen om het concreet te maken richting software. Hoe kun je omgaan met creativiteit en inventiviteit met behoud van je voorspelbaarheid en je staande processen!

Thuiswerken, ergens werken, focus en Pomodoro…

Wat heeft Het Nieuwe Werken, thuiswerken, focus en tomaten danwel Pomodoro met elkaar te maken? Nou, vrijwel alles.

Zelf ben ik een groot voorstander om goede plekken te zoeken die aansluiten bij je activiteit. Hiervoor hanteer ik de volgende beslissingsboom:

1. werk je of werk je niet?
2. welke activiteit ga je uitvoeren?
3. is sociaal of brein in het spel?
4. waar kun je dat het beste doen?

Misschien wat meer uitleg? Komt ie…

1. werk je of niet?

Ik begrijp niets van de opmerkingen dat je gestoord wordt door je kinderen als je thuis werkt. Eigenlijk werkt het voor mij heel simpel: papa werkt en wordt niet gestoord, of papa heeft alle aandacht voor zijn kinderen en werkt dus NIET. Ik heb mijn kinderen geleerd dat ze mij niet mogen storen als ik in mijn kantoor ben. Niet schreeuwen, roepen, deur open maken etc. Maar als ik uit mijn kantoor kom, dan is papa er wel voor de kinderen. Maar dan ook onvoorwaardelijk. Heel helder en duidelijk voor mij en voor de kleine badapen.

Je moet echter wel strak schakelen, al bellend naar beneden lopen en met wilde gebaren de kinderen tot stilte manen… ik zie het me niet doen.

Dus is het effect ook heel duidelijk. Of je werkt gefocussed en bent zeer goed bereikbaar OF je besteed tijd aan je gezin en bent beperkt bereikbaar.

2. welke activiteit

Ik plan bewust mijn activiteiten en kan ze ook goed kwalificeren naar impact op mijn brein. Is het verwerken, is het bedenken, is het lezen, is het overpeinzen, is het klantgericht, is het intern, is het lange termijn of moet het nu af? Wat ga ik vandaag doen?

3. is het sociaal of brein?

Als de activiteit veronderstelt dat je een band opbouwt met een medemens (klinkt academisch, hoor) EN/OF je hebt het brein van je medemensch (bewust oud Hollands) nodig, kies dan zonder pardon voor de fysieke ontmoeting. Ga door de file, trotseer parkeerleed en ontmoet uw medemens! Er is geen virtuele vervanger voor een emotie of voor cooking pan creatie! Overigens mogen alle andere type activiteiten voor mij zoveel als mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk plaatsvinden! Skype, Lync, team sites, webcam, iMessage, SMS, het mag allemaal! En valt het op dat e-mail er NIET bij staat ;-)

4. en dan de vraag: waar?

Resteer nu de vraag: waar ga ik dit doen. Zelfs fysieke ontmoetingen laat ik steeds meer op plekken plaatsvinden waar we allemaal geinspireerd van raken. In de meeste HNW kantoren zijn ook zit- en stavormen te vinden met “een twist”. Ik ben daar blij mee en daag ook iedereen uit om eens gek te doen: gebruik de zitjes, ga staand vergaderen, spring van boomstronk naar boomstronk en sluit dat Smart Board eens aan!

en de tomaten dan?

Als extra hulpmiddel ben ik op het spoor gezet van The Pomodoro Technique. Korte sprints van opperste concentratie. Dit past goed in mijn eigen focus.

Dus thuiswerken (als een van de plekken), focus op je werk met een Pomodoro en een beslisboon voor je fysieke locatie gaat je helpen om je werk goed uit te voeren. Is dit een deel van Het Nieuwe Werken? Of mis ik iets?

iPad zakelijk toegepast

Hoe pas je een iPad zakelijk toe? Is een iPad alleen geschikt om op de bank naar websites te surfen? Ik denk het niet!

De iPad deed bij mij z’n eerste intrede toen ik ze tegen kwam bij mijn klanten. Vreemd genoeg doken ze op bij het management en directie. Raar, want deze “doelgroep” was traditioneel erg wars van digitaal. En nou lagen er overal zwarte iPads met verschillende hoesjes… WHY?

WHY?

Grappig genoeg hadden de meesten zelf uitgevonden hoe ze mail moesten “syncen” en hoe ze documenten konden openen. Al snel kregen secretaresses de opdracht om de bestuursstukken niet meer af te drukken maar ze via e-mail als PDF bestand te versturen. Als een MT lid nog niet “aangehaakt” was, dan typte het andere MT lid gewoon (uit het hoofd, jawel) de juiste configuratie van de iPad in… Het gebruik ging gewoon van zelf. Blijkbaar toch een behoefte om gemakkelijk informatie te raadplegen op eigen tijd en plaats.

IT

De IT afdeling leverde traditioneel geen support, syncen was toch niet mogelijk en je kon er toch niet echt mee typen… Oei, dat was niet helemaal waar… Er werd gesynct, er werd getwitterd, er gierden documenten heen en weer. Waar was de controle?

toys

Nou kun je zeggen: “Toys for Boys”, maar eigenlijk raakte de komst van die Apple dingen mij wel! Ineens was sponsoring van technologische (en bij de tijdse) hulpmiddelen die iets voor eindgebruikers kunnen doen binnen handbereik! Ik zeg: adopteer en verwonder.

Uit zakelijke nieuwsgierigheid ben ik zelf de iPad gaan gebruiken. Je moet goed weten in welke activiteit het apparaat geschikt is, maar het levert weer een extra stuk gemak op om informatie overal te raadplegen.

iPad zakelijk in 5 stappen

stap 1: model en hoesje

Kies bij voorkeur een 3G model, zodat je echt overal je informatie kunt raadplegen. Zelf gebruik ik een prepaid kaart (om de kosten in de gaten te houden) als nood, mocht er geen publiekelijk WiFi beschikbaar zijn.

Er zijn diverse hoesjes om het apparaat te beschermen, zelfs met ingebouwd toetsenbord. Omdat mijn motto nu is “travel light” heb ik alleen een omslag hoesje wat in omgevouwen stand een hoek maakt van 15 graden, dit typt en leest lekker weg.

stap 2. registreren

Apple kenners weten het al: je moet je registreren bij de iStore (iTune gebruikers hebben dit al gedaan). Je koppelt je credit card aan je ID. Hiermee bevestig je Apples business model. You are welcome.

stap 3. apps, apps en nog eens apps

Download en betaal (!) een aantal apps die jouw leven gemakkelijk maken. Lees ook even de recenties, als het heel vaak crasht, dan wacht ik nog even met kopen. In het volgende blog zie je precies welke apps ik gebruik.

stap 4. verander je routine

Gooi je papieren kladblok uit je tas, leg klanten uit wat je doet, laat klanten je aantekeningen of je mindmap zien.

En het belangrijkste: let op je Continuous Partial Attention valkuil: te allen tijde even je mail checken, even je Twitter checken etc cetera. De hele dag, overal en altijd en erger nog, tijdens ons gesprek. Niet doen! FOCUS!

stap 5. inspireer anderen

Het gaat me nog niet eens zozeer om de Apple form factor (geen reclame of belangen hier), met andere tablets kun je meer, andere dingen, mooiere dingen, snellere dingen. Maar het gaat om het beschikbaar maken van informatie (zowel lezen als wegschrijven) op voor jou gunstige plaatsen en tijden. Het is je plicht om ook anderen de voordelen te tonen, de keuze maken ze zelf wel. Love it or hate it, maar ontneem me geen mogelijkheden.

Ik zeg: succes! Een iPad laat zich, met wat nukken, gemakkelijk zakelijk gebruiken. Dat is mijn mening, reacties zijn welkom.

Verbinden van mensen en kennis

wat is kennis?
Dit is een goede vraag. Laten we beginnen met het omgekeerde: wat is het volgens mij niet?

• Gewoon documenten rondmailen en maar hopen dat iemand er wat aan heeft
• Een bak met presentaties
• Een profielkaart met je competenties

Volgens mij bestaat kennis uit drie delen met ieder een ander doel: formele documenten, werkdocumenten en ervaringsdocumenten.

Laten we beginnen met werkdocumenten.

werkdocumenten
Werkdocumenten zijn documenten die gemaakt zijn in de context van speurwerk, projecten of klanten. Ze moeten in de context van hun creatie bekeken worden. Vaak worden deze documenten in een samenwerkingsomgeving (team site) opgeslagen, zodat de context van het document nog rijker wordt richting taken, andere documenten en hyperlinks. De selectieve context (project, klant, speurwerk) zorgt ervoor dat de metadata gericht is op het korte termijn gebruik. De algemene vindbaarheid is nog niet optimaal en gericht op “ontdekken”. Mooie voorbeelden zijn het projectplan, lessons learned, een offerte, klantrevisie op die offerte.

Werkdocumenten zijn bijna altijd “onder handen” maar kunnen leiden tot formele documenten.

formele documenten
Formele documenten zijn zorgvuldig opgebouwd (na speurwerk, samenwerking, een project of een klant bijdrage) en zijn ontdaan van specifieke context (algemeen gemaakt). Er heeft dus een transformatie plaatsgevonden van specifiek naar generiek. We zien dat er nu volop ruimte is voor metadata om de structurele vindbaarheid van dit document te verhogen. Mooie voorbeelden zijn een werkmethodiek, een proces beschrijving, een rente tabel.

ervaringsdocumenten
Medewerkers gebruiken de formele kennis en ontdekken de werkdocumenten. Ze doen hiermee nieuwe ervaringen op in het praktische gebruik. Deze ervaringen kunnen zij weer delen in persoonlijke blogs, bijdragen aan wiki pagina’s of deelname aan fora. Al deze vormen zijn op te vatten als ervaringsdocumenten. Persoonlijke ervaringen zijn zeer relevant omdat ze erg dynamisch zijn en sterk relateren aan het praktische gebruik.

Bij e-office verwacht ik dat een blog aggregatie een hogere informatie waarde gaat opleveren dan nieuwsaggregatie. We zullen het terugvinden in de intranet startpagina positie!

het verband
Gebruik maken van kennis start met Zoeken, zoeken naar formele kennis, werkdocumenten en ervaringsdocumenten. Door het vinden van deze documenten wordt de relevantie voor je eigen gebruik bepaald. Let op, het is dus niet de publicist die de relevantie bepaalt, het is de lezer (jij dus)! Persoonlijk denk ik dat je nooit een document zult vinden dat direct antwoord geeft op je vraag (je mag jezelf afvragen waarom je herhalend werk zit te doen…), maar het document helpt je wel om de auteurs van de documenten te achterhalen. En zo is er een verband tussen documenten zoeken, documenten vinden en relateren aan je zoektocht en vervolgens het vinden van collega’s die jou kunnen helpen met je interpretatie of je werk. Iedere collega heeft een profielpagina en is natuurlijk direct te benaderen via chat. Gebruik deze snelle middelen om vast te stellen of iemand jou kan helpen (of doorverwijzen). Verbreed je kleine kring van collega’s met de collega’s die zij weer kennen.

persoonlijk profiel
Een persoonlijk profiel is vaak statisch. Een profielkaart wordt vaak maar 1 keer per jaar bijgewerkt, ambitieus is 2 keer per jaar (functionering en beoordeling). Dergelijke constructies vind ik niet hoopvol, het geeft meer aan wat iemand vorig jaar zou kunnen weten… Daarnaast moeten veel profielkaarten in meetschalen worden ingevuld. Wie zegt nou dat dit de werkelijkheid weergeeft? Er zijn dus uitdagingen met actualiteit en betrouwbaarheid. Twee zware redenen die aangeven dat het hebben van statische profielkaarten niet de eindoplossing zijn.

mensen en kennis
Het persoonlijk profiel wordt ook bepaald door je werkdocumenten, je project deelname, je rol in projecten, de tijd die je besteed hebt aan een onderwerp, je persoonlijke meningen in een blog, je bijdragen aan wiki’s, je bijdragen aan discussies en het netwerk van collega’s die je gebouwd hebt in de loop der tijd. Stuk voor stuk dynamische verslaglegging van jouw werk. En het mooiste is: hiervoor hoef je geen moeite te doen, het bouwt vanzelf op!

ZOEK (MENSEN + DOCUMENTEN) = KENNIS

hoe nu verder?
Noodzakelijke voorwaarde hiervoor is een oprechte houding gericht op DELEN en op INTERACTIE met je collega’s. Traditionele managers zouden moeten sturen op delen en niet op behouden. En hierop zouden alle initiatieven voor kennis op gericht moeten zijn. De tools helpen, maar zonder deze noodzakelijke grondhouding blijven het passieve middelen. De praktijk leert dat al deze technische projecten gewoon mislukken. Jammer, want veel medewerkers gebruiken deze middelen in hun privé situatie al zeer vaak. Zou het dan toch komen door de stelling “je gedraagt je zoals je gestuurd wordt”? Werk aan de winkel voor Het Nieuwe Werken professionals!

Het verbinden van kennis en mensen wordt uitvoerig besproken op de e-office SharePoint 2010 ontbijtsessies. Zie mijn eerdere blogpost.

HNW en dan de praktijk: de presentatie

Op 18 november 2009 werd Henny van Egmond’s congres “Het Nieuwe Werken en dan nu de praktijk” gehouden. Pim en Bas verzorgden een workshop, Roland sprak op de bank.

Wat vond ik er van:

• inhoud blijft algemeen vanwege het enorme bereik van HNW
• klanten zitten te springen om voorbeelden, en bijna niemand geeft ze…
• de academische wereld is interessant maar mist volledig de aansluiting met de empirische wetenschappen (oftewel praktische waarnemingen)
• mensen die al wat langer geinteresseerd zijn missen inhoud en blijven hangen in halve implementaties
• hun collega’s vinden eigenlijk alles fantastisch (en dat baart me zorgen), de laatste sessie ging over de zapcultuur (communities) en heeft NIETS te maken met HNW (geeft wel een tijdsbeeld), en iedereen vond het prachtig!

De presentatie van Bas en Pim, de leerpunten vanuit het publiek:

• veel klanten hebben de tooling voor HNW al beschikbaar
• veel tooling is nog niet gekoppeld: inloggen op een telefoon, maar geen integratie met OCS (software presence vanuit je agenda), wel teamsites maar alles gesloten, wel teamsites maar toch alles mailen…
• er is een groot gebrek aan werkafspraken, en als ze er al zijn is er NIETS geregeld over de handhaving (of consequentie van het niet nakomen)
• wiki’s, blog, forum, teamsite, chatten, presence zijn bekende termen

De presentatie van Bas en Pim, de leerpunten vanuit de presentatie:

• de Jam plaatjes werken erg goed
• dames en heren, this time NO POWERPOINT BULLITS!
• de “lagerhuis” opstelling veroorzaakte direct veel interactiviteit (2 groepen tegenover elkaar)
• die interactiviteit vond ik dus weer erg verrassend
• een handmicrofoon belemmert je verhaal
• ik vond de intro errug gaaf…. het geeft aan wat je met virtueel samenwerken kunt bereiken (persoonlijk: JE WEET NIET WAT JE ZIET!!!!)
• door de lineaire presa hadden we wat moeite om door het verhaal heen te komen, als gevolg van de interactie (best wel jammer, dat succes….)
• door de grote zaal (ach, het was maar een hele kapel met glas in lood, orgel, altaar en middenschip) kunnen mensen elkaar niet verstaan. Met een handmicrofoon red je het dan iedere keer net niet!
• mooi als na 2 minuten iemand reageert: jullie gaan toch niet (verder met al die kleurtjes)…, terwijl dat de helft van het verhaal is. I love interactiviteit!
• leerpunt: maak 5 slides, zodat je je hele verhaal kunt versnellen, skippen, terugpakken etc., zeker als de interactiviteit hoog is
• onze praktische implementatie van HNW spullenboel is hetgene wat de deelnemers aan het opschrijven waren