Verbinden van mensen en kennis

wat is kennis?
Dit is een goede vraag. Laten we beginnen met het omgekeerde: wat is het volgens mij niet?

• Gewoon documenten rondmailen en maar hopen dat iemand er wat aan heeft
• Een bak met presentaties
• Een profielkaart met je competenties

Volgens mij bestaat kennis uit drie delen met ieder een ander doel: formele documenten, werkdocumenten en ervaringsdocumenten.

Laten we beginnen met werkdocumenten.

werkdocumenten
Werkdocumenten zijn documenten die gemaakt zijn in de context van speurwerk, projecten of klanten. Ze moeten in de context van hun creatie bekeken worden. Vaak worden deze documenten in een samenwerkingsomgeving (team site) opgeslagen, zodat de context van het document nog rijker wordt richting taken, andere documenten en hyperlinks. De selectieve context (project, klant, speurwerk) zorgt ervoor dat de metadata gericht is op het korte termijn gebruik. De algemene vindbaarheid is nog niet optimaal en gericht op “ontdekken”. Mooie voorbeelden zijn het projectplan, lessons learned, een offerte, klantrevisie op die offerte.

Werkdocumenten zijn bijna altijd “onder handen” maar kunnen leiden tot formele documenten.

formele documenten
Formele documenten zijn zorgvuldig opgebouwd (na speurwerk, samenwerking, een project of een klant bijdrage) en zijn ontdaan van specifieke context (algemeen gemaakt). Er heeft dus een transformatie plaatsgevonden van specifiek naar generiek. We zien dat er nu volop ruimte is voor metadata om de structurele vindbaarheid van dit document te verhogen. Mooie voorbeelden zijn een werkmethodiek, een proces beschrijving, een rente tabel.

ervaringsdocumenten
Medewerkers gebruiken de formele kennis en ontdekken de werkdocumenten. Ze doen hiermee nieuwe ervaringen op in het praktische gebruik. Deze ervaringen kunnen zij weer delen in persoonlijke blogs, bijdragen aan wiki pagina’s of deelname aan fora. Al deze vormen zijn op te vatten als ervaringsdocumenten. Persoonlijke ervaringen zijn zeer relevant omdat ze erg dynamisch zijn en sterk relateren aan het praktische gebruik.

Bij e-office verwacht ik dat een blog aggregatie een hogere informatie waarde gaat opleveren dan nieuwsaggregatie. We zullen het terugvinden in de intranet startpagina positie!

het verband
Gebruik maken van kennis start met Zoeken, zoeken naar formele kennis, werkdocumenten en ervaringsdocumenten. Door het vinden van deze documenten wordt de relevantie voor je eigen gebruik bepaald. Let op, het is dus niet de publicist die de relevantie bepaalt, het is de lezer (jij dus)! Persoonlijk denk ik dat je nooit een document zult vinden dat direct antwoord geeft op je vraag (je mag jezelf afvragen waarom je herhalend werk zit te doen…), maar het document helpt je wel om de auteurs van de documenten te achterhalen. En zo is er een verband tussen documenten zoeken, documenten vinden en relateren aan je zoektocht en vervolgens het vinden van collega’s die jou kunnen helpen met je interpretatie of je werk. Iedere collega heeft een profielpagina en is natuurlijk direct te benaderen via chat. Gebruik deze snelle middelen om vast te stellen of iemand jou kan helpen (of doorverwijzen). Verbreed je kleine kring van collega’s met de collega’s die zij weer kennen.

persoonlijk profiel
Een persoonlijk profiel is vaak statisch. Een profielkaart wordt vaak maar 1 keer per jaar bijgewerkt, ambitieus is 2 keer per jaar (functionering en beoordeling). Dergelijke constructies vind ik niet hoopvol, het geeft meer aan wat iemand vorig jaar zou kunnen weten… Daarnaast moeten veel profielkaarten in meetschalen worden ingevuld. Wie zegt nou dat dit de werkelijkheid weergeeft? Er zijn dus uitdagingen met actualiteit en betrouwbaarheid. Twee zware redenen die aangeven dat het hebben van statische profielkaarten niet de eindoplossing zijn.

mensen en kennis
Het persoonlijk profiel wordt ook bepaald door je werkdocumenten, je project deelname, je rol in projecten, de tijd die je besteed hebt aan een onderwerp, je persoonlijke meningen in een blog, je bijdragen aan wiki’s, je bijdragen aan discussies en het netwerk van collega’s die je gebouwd hebt in de loop der tijd. Stuk voor stuk dynamische verslaglegging van jouw werk. En het mooiste is: hiervoor hoef je geen moeite te doen, het bouwt vanzelf op!

ZOEK (MENSEN + DOCUMENTEN) = KENNIS

hoe nu verder?
Noodzakelijke voorwaarde hiervoor is een oprechte houding gericht op DELEN en op INTERACTIE met je collega’s. Traditionele managers zouden moeten sturen op delen en niet op behouden. En hierop zouden alle initiatieven voor kennis op gericht moeten zijn. De tools helpen, maar zonder deze noodzakelijke grondhouding blijven het passieve middelen. De praktijk leert dat al deze technische projecten gewoon mislukken. Jammer, want veel medewerkers gebruiken deze middelen in hun privé situatie al zeer vaak. Zou het dan toch komen door de stelling “je gedraagt je zoals je gestuurd wordt”? Werk aan de winkel voor Het Nieuwe Werken professionals!

Het verbinden van kennis en mensen wordt uitvoerig besproken op de e-office SharePoint 2010 ontbijtsessies. Zie mijn eerdere blogpost.