Een upgrade naar Windows 7 bij e-office: “dan ruilen we gewoon even je laptop om…”. Oeff, ondanks alle technologie zie ik toch nog veel files op mijn D:\ schijf staan. Allemaal lokale data in Mijn Documenten. Wel handig en lekker snel, maar eigenlijk heeft niemand wat aan deze informatie. En wij maar zeggen wat we in de 21e eeuw aan het werk zijn. Dat moet anders, dacht ik zo.
doel
Mijn doel voor 2010: volledig onafhankelijk zijn van lokale data op mijn apparaat (laptop). En dan ook nog eens bijna alles wat ik aan lokale data maak beschikbaar stellen aan mijn collega’s. Dus is het zaak om te delen!
bij jou ook?
Veel organisaties hebben de lokale vaste schijven van desktops afgeschermd. Ik zie in de praktijk dezelfde opslag van lokale data op de “gedeelde” netwerkschijven, vergelijkbaar aan mijn D:\ schijf. Deze fileshares zijn niet echt ingericht op delen (raar toch, die naam “fileshare”). Dit kan dus beter, tijd om te delen.
wat heb je nodig: 5 stappen?
Alles start met een online samenwerkingsomgeving (teamsite, e-place of hoe je het ook noemt). Dit is de noodzakelijke voorwaarde om de kunnen delen. En de zoekmachine kan ook haar werk doen!
Je zult zien dat je diverse documenten helemaal niet kunt plaatsen, omdat “the company” er nog niet bij stil gestaan heeft. Maak dus nieuwe projecten sites, klantensites, kennis communities. Wat niet past in corporate structuren is voer voor je eigen site (MySite). Verplaats alle lokale data.
Om toch offline te kunnen werken zijn er veel tools die dit mogelijk maken. Kies er een en leer hoe het werkt! Ik gebruik voor onze SharePoint replicatie het product van een van onze partners: Colligo. Dit is goed ingericht op metadata, views, bulk upload en Outlook integratie.
Als je collega’s vragen om jouw documenten, MAIL GEEN BIJLAGEN maar wijs ze dan naar de online lokatie of mail ze een hyperlink. Je houdt het versiebeheer dan in tact.
Als laatste: hou vol. Het is wel eens verleidelijk om gewoon een structuur van mappen te bouwen op je eigen lokale schijf. Ik werk zelf met een “repliceer tijdelijk” map, klaar om te verplaatsen naar de online variant (als oplossing voor snelheid).
samengevat
- werk primaire in de online team sites
- maak nieuwe lokaties die bij je werk passen
- regel iets voor offline gebruik
- communiceer alleen URL’s
- discipline voor jezelf
Wow! Hier helpt wat Human Software mij met het delen van bestanden zonder dat ik er last van heb! Ik werk nu vanaf 7 januari 2010 op deze manier en het blijkt in de praktijk gewoon te werken. Als iedereen mij ook blijft helpen met mijn discipline…. Afscheid nemen van lokale data en delen van jouw informatie is echt work21! Hoe gaat het bij jou?
Posts
Geen opmerkingen:
Een reactie posten