Hoeveel tijd kost een activiteit? Pomodoro stap 1.

In mijn reis naar Certified Pomodoro Technique ® Master bestaat de eerste stap uit het onderzoeken hoeveel tijd een activiteit nou eigenlijk kost.

Het gaat mis

Volgens mij gaat zoiets in je hoofd even mis. Je gaat er van uit dat je perfect kunt inschatten hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Maar waarom blijft er aan het eind van de dag toch zoveel liggen. Blijkbaar lijdt ik aan een chronische aandoening: zelfoverschatting in tijd.

Ik denk dus dat een activiteit een uurtje tijd kost, maar in werkelijkheid is dat langer… Maar waarom? Hier heb ik eens even over nagedacht en ben gekomen tot het volgende lijstje:

• externe verstoringen (zoals telefoon, bezoek, deurbel)
• interne verstoringen (zoals e-mail, fantasie, mijmeringen etc.)
• perfectionisme (het kan altijd beter, toch)
• prioriteiten even scheef, dus het andere moet toch nog even voor
• het aantal flits-activiteiten is te groot (kleine mini activiteiten die door het grote volume serieus tijd gaan vreten)
• lichamelijke ongemakken (dorst, honger, snoep-aanval, toilet bezoek)

Misschien kom ik op deze reis op nog meer redenen waarom mijn aandoening niet echt prettig aanvoelt.

Voorzichtige conclusies

Als ik kijk naar mijn lijstje met activiteiten en ik zie hoe lang ik er werkelijk mee bezig ben, dan concludeer ik twee dingen:

1. alle activiteiten duren feitelijk langer (dat maakt mijn aandoening chronisch)
2. de overshoot is ongeveer 25% tot 30% (dat maakt mijn aandoening pijnlijk)

Het moet dus anders, en zoals bij elk doktersbezoek: het is niet fijn om te horen dat er iets mis is… je weet dat je er nu iets aan kan (of moet) doen. Tijd voor actie dus!

Eerstvolgende aktie

Ik krijg al een aardig inzicht in het "waarom het langer duurt dan gepland". En daarmee heb ik aangetoond dat ik de eerste stap succesvol heb gezet! 

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost DONE!
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

In de volgende blog lees je mijn beschermingsmaatregelen. Keep U Posted!

 

Mijn reis naar een Certified Pomodoro Technique ® Master

We zijn altijd op zoek naar meer tijd, hogere kwaliteit, meer doen in minder tijd. Maar hoe?

Een van de technieken waar ik al eerder over schreef is The Pomodoro Technique. Ik was al een fan en gebruik het vooral als ik thuis werk en de zaken af moet maken. Maar ik wil dit naar een hoger plan trekken. Waarom?

Een hoger plan

Ik vind dat mijn tijd kostbaar is. Zakelijk gezien (het is druk, dus moet er veel in de beschikbare tijd) maar ook privé (alleen maar werken is niet wat je leven inhoud geeft). Dus: doelen stellen, akties SMART maken, planning maken en GAAN!

 

Het plan

Mijn plan is dus om Certified Pomodoro Master te worden. En wie heeft daar wat aan? Nou, dat is makkelijk: IKZELF. Vind ik wel een prettige doelgroep voor mijn plan! Het is mijn eigen reis om beter met mijn tijd om te gaan. Het enige wat je hiervoor moet doen is het vastleggen van het doorlopen van 6 stappen.

6 stappen

De certificering gaat er van uit dat je aangeeft dat je de volgende 6 doelstellingen expliciet doorloopt:

1. onderzoek hoeveel tijd een activiteit werkelijk kost
2. leer hoe je jezelf kunt beschermen tegen verstoringen van buitenaf
3. maak goede inschattingen over het aantal pomodoro's die je nodig hebt voor een activiteit
4. plan ook het afvinken en evalueren in
5. plan de pomodoro's in je eigen dagritme
6. vind je eigen doelstelling om te werken met de pomodoro's

Mijn stok achter de deur

Deze blogs (de postings verschijnen op meerdere blogs) gebruik ik om aan te tonen dat ik voortgang boek op de 6 stappen. Geen Hiep Hiep Hoera verhalen, maar de toppen en dalen van deze reis. Ik wil dit echt, dus gaat het ook gebeuren. De bestemming is gekozen, de reis is vol verrassingen.

Mijn uitdaging

Mijn uitdaging is om mijn plan vol te houden. Ik zou het fantastisch vinden als je mij af en toe wat steun wil geven (Twitter, blog reactie, bellen, mailen, wat jou het beste uit komt). Misschien kan ik je zelfs verleiden om mee te doen?

Vraagt HNW om een sociaal intranet?

De stelling van een vorige poll was: Het Nieuwe Werken vraagt om een interactief en sociaal intranet, dat samenwerken en kennisdelen faciliteert. Eens, zei exact 50 procent van de stemmers, een sociaal intranet is nodig om samenwerking te stimuleren en effectiever te maken. Zeker in een organisatie waar men tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Nog eens 37 procent kon zich in de stelling vinden, maar was van mening dat de vrijheid om kennis te delen wordt gestimuleerd met een interactief platform. Een absolute minderheid was het oneens met de stelling, en wel omdat ze vonden dat Het Nieuwe Werken ook prima kan zonder interactief en sociaal intranet (8 procent), en samenwerken en kennisdelen het best werkt door fysiek bij elkaar te zijn (2 procent).

De score van de stellingen heb ik dit keer in een eigenwijze infographic gestopt. Waarom? Het is in intranetland nogal een strijd tussen het corporate deel (vaak verplichte kost genoemd) en de ontwikkelingen op andere domeinen, zoals samenwerken, sociale innovatie een kennisdelen. De laatste drie onderdelen worden steeds vaker toegevoegd, maar verhouden zich maar vreemd ten opzichte van de verplichte kost. De reden hiervoor is het bestaan van het omkeerprincipe.

Het blauwe deel van het intranet

Het blauwe deel is het voorspelbare deel, het maakbare deel en dat deel waarbij van boven naar beneden wordt aangeboden. Het is corporate communicatie, de directie, de HR-afdeling die wat meldt. Prima informatie, soms zelfs bij wet verplicht. Goed om te weten, en zeker gevalideerd en goedgekeurd. Maar is dat alles?

Het gele deel van jouw intranet

In de titel is het ook vervangen door ‘jouw’. En niet voor niets. In het gele deel van je intranet vind je jouw documenten, jouw collega’s, jouw opgebouwde maar ook opgevraagde kennis, en bouwt jouw reactie op andermans werk ook aan je eigen profiel. Het sociale domein dus,bottom-up en user generated.

We zien dat het blauwe deel op andere principes is gebaseerd dan het gele. En dat is maar goed ook. Als de blauwe principes (goedkeuring, validatie, redigeren) worden toegepast op je gele (sociale) deel, houdt het snel op met kennisdelen, reageren, bloggen, waarderen en co-creëren. Maar andersom geldt precies hetzelfde. Als de HR-informatie nog een conceptversie uit de samenwerking is, waar mag ik dan van uitgaan? Is de informatie wel correct? Dat geeft maar een slecht gevoel.

Hoe kun je het aanpakken?

Beschouw je intranet eens als een bouwplaat. Het kan al werken na drie stappen

STAP 1. Knip het blauwe deel uit en geef dit aan de eigenaar. Knip het gele deel uit en geef dat aan iedereen. Want iedereen is eigenaar van het gele stuk.

STAP 2. Steek zowel het blauwe deel als het gele deel in de gleufjes van het platform. Mooi, nu heb je een eenduidige gebruikerservaring en integraal zoeken mogelijk gemaakt. Of de informatie vastgesteld is in blauw, of subjectief leeft in geel, maakt niet uit, want jij hebt toegang!

STAP 3. Plak geel en blauw eens tegen elkaar aan. Niet schudden of mixen, want dan haal je niet de kracht uit de twee delen van je intranet. Maar zorg ervoor dat je gebruikers precies weten, of ze in het publicerende blauwe deel zitten, of in het sociale en co-creërende deel.

De combinatie van de twee gaan we social business noemen. Hierbij alvast de letter i. Van ik. Van: ik begin vandaag, en: ik begin zelf. Plak ze!

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Werken 2.0 blog.

Zijn medewerkers goed voorbereid op tijd- en plaats onafhankelijk werken?

Nee, een gedegen plan van aanpak is noodzakelijk voordat je hiermee kunt starten (46%, 30 stemmen)

Nee, zeker de oudere generaties niet (23%, 15 stemmen)

Ja, de huidige generatie medewerkers kan dit zelf goed invullen (18%, 12 stemmen)

Weet niet, geen mening (13%, 5 stemmen)

 

In de poll van vorige maand zegt ongeveer de helft: nee we zijn niet goed (genoeg) voorbereid om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. We hebben een aanpak nodig. Een kwart van de respondenten geeft aan: nee, we (of ze) zijn te oud. Samen met de categorie “Weet niet” is een totaal van 85 procent het er over eens: we zijn niet goed op voorbereid. Een kleine 20% vindt dat ze dit wél zelf kunnen invullen.

Wat nuances

Wat is goed nu precies voorbereid? Wat moet er in een Plan van Aanpak komen te staan? Waarom kan de een het zelf en verwacht de ander een aanpak? Het gaat over veranderbereid en verander bekwaam.

Veranderbereid heeft vooral te maken met emotioneel, je eigen houding en gedrag en de onderlinge verhoudingen tussen jou en je collega’s, het gevoel van veiligheid bij jou en je leidinggevende en zijn methode van (aan)sturen. Veranderbereidheid heeft volgens mij niet veel met demografische variabelen te maken, zoals leeftijd of geslacht. Het zit meer in je mindset. Evolutie op dit gebied heeft tijd nodig.

Veranderbekwaamheid laat zich beter plannen en voorbereiden. Met informeren en wat uitleg gaat het al heel wat beter. Verander bekwaam kan wel demografisch zijn, omdat hier jouw persoonlijke context meespeelt én jouw verleden of je historie ook de opties kunnen bepalen. Als je nooit gewerkt hebt met web collaboration, mixed teams, chat en presence en web cams, dan weet je ook niet dat ze je kunnen helpen om tijd- en plaats onafhankelijk te werken.

Hier zien we dat we planmatig te werk kunnen gaan vanuit een meer centrale regie. Adoptie strategieën kunnen vanuit een project ingezet worden. Meestal maken we materiaal wat via de lijn uitgerold kan worden.

Voorbereiding fysiek en emotioneel

Als we tijd- en plaats onafhankelijk werken gaan inzetten, betekent dat veranderingen (of ontwikkeling of evolutie) op het gebied van de concrete middelen (ICT en huisvesting) en de zachte middelen (je gedrag en de sturingsmiddelen uit je organisatie).

Onderstaand figuur zet de harde kant af tegen de zachte kant.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur gebaseerd op DEWG/OGC (www.ogc.gov.uk)

Als je de mindset hebt tot flex-en (flexwerken) zonder dat je omgeving en je ICT middelen dit bevestigen of mogelijk maken, is een moeilijke verandering. Je denkt “nieuw” maar moet dat doen met “oude” middelen in een traditioneel hokjes-kantoor. Fysieke aanpassingen en het uitrollen van technologie zonder verder ontwikkeld gedrag en sturing betekent een oppervlakkige verandering die niet lang duurt. Hier zien we veel voorbeelden van kantoortuinen met aanwezigheidsplicht, onderverdeeld naar vaste hiërarchische afdelingen die dus “nieuw doen” maar nog steeds “oud denken”.

Combineer je beide, dan wordt de gedragsontwikkeling ook bevestigd door de middelen en je omgeving. Dat blijft plakken. En die plakkerige boodschappen verwijzen altijd naar de combinatie van veranderbereidheid en verander bekwaamheid. Ze zijn boodschappen die je tegelijkertijd informeren en ook raken in je belevingswereld. Laat dat nou de kern van je Plan van Aanpak zijn!

een duurzaam en vitaal 2012

zorg goed voor jezelf en onze omgeving

Makkelijker gezegd dan gedaan en het ook nog eens vaak gebruikt als “holle woorden”. Maar toch meen ik het. Zorg goed voor jezelf. Lichamelijk en geestelijk. En zorg daarmee ook je partner, gezin, je vrienden, onbekenden, mensen in nood… Begin bij jezelf en de rest wordt vanzelf blij.

Zorg ook goed voor onze omgeving. Er is steeds meer keuze in de plaats en het tijdstip waar ik werk. Maar ondanks alle mogelijkheden is het toch echt mijn eigen keuze om er ook daadwerkelijk gebruik van te maken. Alle beetjes helpen, dat is in ieder geval zeker.

samen werken

Volgend jaar kom je work21 weer tegen als je trainer, coach, inspirator of handige hulp bij je vragen over Het Nieuwe Werken, organisatie inrichting of technologie adoptie. Ons enthousiasme over het laten ontstaan van een adaptieve organisatie wordt alleen maar sterker. En natuurlijk met de juiste mix van inventiviteit en structuur. Van Yellow & Blue. Zoals je misschien al eens van ons hebt gehoord.

dankjewel

We willen jou in elk geval heel erg bedanken voor de fijne samenwerking afgelopen jaar. En we kijken uit naar de samenwerking in 2012.

Beste wensen voor iedereen!

Bas Krikke

Als je wil weten wat ons bezig houdt, volg ons dan op Facebook.

OneNote voor de iPad eindelijk beschikbaar

Ik gebruik OneNote al een lange tijd als elektronisch kladblog voor (bijna) al mijn aantekeningen.

Op mijn Windows laptop al jarenlang een succes!

 

zakelijke aantekeningen

Al mijn klantgerelateerde notitieboeken breng ik onder in SharePoint team sites, zodat mijn teamleden altijd op de hoogte zijn van mijn aantekeningen. Dat werkt perfect om een aantal redenen:

• ik schrijf geen aparte bezoekverslagen meer
• ik ga deze dus ook niet meer expliciet delen via e-mail, de team site doet dit al
• collega’s zonder OneNote gebruiken SharePoint 2010 OneNote web app (OneNote in de browser)
• ik heb altijd een back up (wissel maar eens van laptop, dan weet je wat ik bedoel)

nu voor iPad

Versie 1.3 OneNote voor iPad is nu ook in Nederland beschikbaar (was altijd voorbehouden voor iPhone en US).

wat krijg je nu?

Deze app vereist een Live iD (of Hotmail) om contact te maken met SkyDrive (online storage met Office web apps van Microsoft). Al je aantekeningen worden daar bewaard. Je kunt er dus met je browser ook bij. Dat is handig. Het is echter de enige methode die aangeboden wordt.

In een notitie kun je (door een uitbreiding van het iPad toetsenbord) snel bullits en checkboxes maken. Handig. Foto maken en foto invoegen gaat ook prima.

wat mis ik

Uiteraard de mogelijkheid om te verbinden met een SharePoint library.

Maar eigenlijk ook het opnemen van deze OneNote app in het lijstje Open In… Via Colligo Briefcase, SharePlus of Filamente browse ik wel naar SharePoint, het zou fijn zijn als ik vanuit daar mijn .one kan openen.

slotsom

Ik moet dus nog uitzoeken op welke manier ik vanuit een team site mijn notitieblok kan bijwerken…

Het is interessant om te zien wat Microsoft op het gebied van iPad gaat doen. Grote tabletmarkt op korte termijn, maar hoe staat het met Windows 8 en de tablet voor volgend jaar? Native Office, Lync en OneNote?

Yellow en Blue: de juiste mix van inventiviteit en structuur

Voorspelbaarheid en proces, maar toch de mogelijkheid om inventief te luisteren naar je klant?

Roland Hameeteman schreef het boek Yellow en Blue om uit te leggen hoe deze conflicterende paradigma’s onnodig veel energie kosten. Veel organisaties worstelen met het behouden van structuur maar toch iedere keer maar weer kunnen inspelen op de vraag van die klant.

Wil je het boek bestellen, dan kan dat op Management Boek, de echte tablet fanatics downloaden natuurlijk de e-book variant (check beschikbaarheid).

Het boek legt uit waarom het wringt. work21 kan je helpen om uit te leggen hoe je het vervolgens aanpakt. e-office heeft oplossingen om het concreet te maken richting software. Hoe kun je omgaan met creativiteit en inventiviteit met behoud van je voorspelbaarheid en je staande processen!

Thuiswerken, ergens werken, focus en Pomodoro…

Wat heeft Het Nieuwe Werken, thuiswerken, focus en tomaten danwel Pomodoro met elkaar te maken? Nou, vrijwel alles.

Zelf ben ik een groot voorstander om goede plekken te zoeken die aansluiten bij je activiteit. Hiervoor hanteer ik de volgende beslissingsboom:

1. werk je of werk je niet?
2. welke activiteit ga je uitvoeren?
3. is sociaal of brein in het spel?
4. waar kun je dat het beste doen?

Misschien wat meer uitleg? Komt ie…

1. werk je of niet?

Ik begrijp niets van de opmerkingen dat je gestoord wordt door je kinderen als je thuis werkt. Eigenlijk werkt het voor mij heel simpel: papa werkt en wordt niet gestoord, of papa heeft alle aandacht voor zijn kinderen en werkt dus NIET. Ik heb mijn kinderen geleerd dat ze mij niet mogen storen als ik in mijn kantoor ben. Niet schreeuwen, roepen, deur open maken etc. Maar als ik uit mijn kantoor kom, dan is papa er wel voor de kinderen. Maar dan ook onvoorwaardelijk. Heel helder en duidelijk voor mij en voor de kleine badapen.

Je moet echter wel strak schakelen, al bellend naar beneden lopen en met wilde gebaren de kinderen tot stilte manen… ik zie het me niet doen.

Dus is het effect ook heel duidelijk. Of je werkt gefocussed en bent zeer goed bereikbaar OF je besteed tijd aan je gezin en bent beperkt bereikbaar.

2. welke activiteit

Ik plan bewust mijn activiteiten en kan ze ook goed kwalificeren naar impact op mijn brein. Is het verwerken, is het bedenken, is het lezen, is het overpeinzen, is het klantgericht, is het intern, is het lange termijn of moet het nu af? Wat ga ik vandaag doen?

3. is het sociaal of brein?

Als de activiteit veronderstelt dat je een band opbouwt met een medemens (klinkt academisch, hoor) EN/OF je hebt het brein van je medemensch (bewust oud Hollands) nodig, kies dan zonder pardon voor de fysieke ontmoeting. Ga door de file, trotseer parkeerleed en ontmoet uw medemens! Er is geen virtuele vervanger voor een emotie of voor cooking pan creatie! Overigens mogen alle andere type activiteiten voor mij zoveel als mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk plaatsvinden! Skype, Lync, team sites, webcam, iMessage, SMS, het mag allemaal! En valt het op dat e-mail er NIET bij staat ;-)

4. en dan de vraag: waar?

Resteer nu de vraag: waar ga ik dit doen. Zelfs fysieke ontmoetingen laat ik steeds meer op plekken plaatsvinden waar we allemaal geinspireerd van raken. In de meeste HNW kantoren zijn ook zit- en stavormen te vinden met “een twist”. Ik ben daar blij mee en daag ook iedereen uit om eens gek te doen: gebruik de zitjes, ga staand vergaderen, spring van boomstronk naar boomstronk en sluit dat Smart Board eens aan!

en de tomaten dan?

Als extra hulpmiddel ben ik op het spoor gezet van The Pomodoro Technique. Korte sprints van opperste concentratie. Dit past goed in mijn eigen focus.

Dus thuiswerken (als een van de plekken), focus op je werk met een Pomodoro en een beslisboon voor je fysieke locatie gaat je helpen om je werk goed uit te voeren. Is dit een deel van Het Nieuwe Werken? Of mis ik iets?

Document tabs in Office (lifehacking test)

Techno tip voor MS-Office werkers, en ja de reacties gaan over Google ;-)

Dit ben ik aan het testen. MindJet had deze functie al vanaf versie 9 (denk ik) en daar maak ik veel gebruik van. Dus, deze ook maar eens uitproberen.

Ik heb het doorgevoerd op Word, Excel en PowerPoint. Zeker in Word en PowerPoint heb ik veel documenten tegelijkertijd open staan. Eerste indruk is zeer goed.

Tip: je kunt ook instellen dat je de tabs niet ziet als je maar 1 document open hebt staan.

---

Handig: tabbladen in Office-programma’s

Lifehacker.com schreef hier al eerder over. Aangezien het mij veel plezier geeft, hier met enige vertraging een artikel over Office Tabs.

Inmiddels ben ik zo gewend aan browsers met tabbladen, dat het afkicken is als ik Office-producten gebruik. Het valt vooral op na het open van een paar Word-documenten, het overzicht is bij mij dan al snel zoek. Speciaal hiervoor is er een plug-in gebouwd die het mogelijk maakt om in Office met tabbladen te werken. Hierdoor blijf je in hetzelfde programma en venster werken, met net iets meer overzicht. Office Tabs is te downloaden voor: Microsoft Office 2010, 2007 en 2003. De tabbladen verschijnen in alle Office-programma’s zoals bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Schakelen tussen de tabbladen kan met Ctrl + Tab.

Office tabs

MindManager 2012 evaluatie en innovatie

Wat is MindManager 2012? Hoe helpt het met mindmappen? Wat is innovatief?

Als frequent gebruiker van MindJet’s MindManager voor het mindmappen van mijn ideeën, interviews, brainstorms en plannetjes was ik vandaag in Rotterdam te gast bij de Mindjet Road Show.

Als je vindt dat je jouw gedachten eigenlijk nooit lineair op papier krijgt, dan is mindmappen een mooie techniek om organisch aan de slag te gaan. Maar deze blog gaat over het nieuwste product van MindJet: MindManager 2012. Een zeer korte en subjectieve evaluatie!

de fat client is nog beter!

Zoals ook Microsoft ook heeft erkend: een nieuwe versie heeft niet meeeeer functies, maar de aanwezige functies zijn beter bruikbaar. Betere interface, sneller gebruik, nog intuïtiever. MindJet richt zich op het “visueel verbinden van ideeën, informatie en mensen”. Binnen work21 noemen we dit het invullen van Yellow met een verbinding naar Blue.

Mijn selectie van favoriete aanpassingen:

• schoner menu achter New Map
• zoals in OneNote: Marker Index (een gegroepeerde lijst van alle in gebruik zijnde map markers: alle prio 1, alle taken, alle … op een rij)
• Analysis View: selecteer wat topics en gooi ze in een 2x2 analyse zoals een SWOT, drag n drop voor plaatsing in het juiste kwadrant en je prioriteiten zijn aangepast! (ik heb hier nog een tech issue mee….). Lijkt me interessant om dit eens in een workshop live uit te voeren!
• betere plaatsing van de brainstorm, nu met challenge cards (plaatjes om te associëren)
• invoegen van gelinkte SharePoint inhoud, vroeger een specifieke versie, nu standaard. SharePoint voor je project taken, maar wel MindManager om ze creatief te realiseren, een echt Yellow en Blue concept.
• review Map (misschien heb ik het over het hoofd gezien in MM9) identiek aan revisies in Word. In het geval dat je beurtelings (of via e-mail) aan een map werkt….
• drag n drop GANTT chart voor zeer “agile” projecten die maar weinig Blue (proces) kennen
• standaard (Power) filters zoals op prioriteit, op toegewezen aan, due deze week… Dat helpt zeker in de snelheid

Connect

Vanaf de 2012 versie is ook het gebruik van Connect mogelijk, de nieuwe cloud service van MindJet. Een browser interface. Gratis mappen delen, delen op basis van een e-mail adres. Als je meer wenst af te schermen, dan is er de betaalde variant. Ik zal nog eens goed kijken welke functies er NIET in de web variant zitten…. Het concept is al bekend van MindMeister, maar mijn investering zit al in alle functies van de fat client… Voor mij dus echt een oplossing (exporteren naar MindMeister is geen handige optie omdat je geen enkel beheer meer over je files hebt).

Zojuist met een collega (ik met de fat client, hij met de web variant) online samengewerkt aan een map. Dat gaat perfect. Duidelijke highlight. Misschien nog chat functie erbij?

Wat mij opvalt is dat de Save As richting Connect zeer goed werkt. Map wordt gesloten en weer vanuit online geopend. Nice.

Ik heb alleen nog het idee dat IE9 er wat traag op reageert. Collega Safari ging wel snel… Demo werd gegeven met Firefox…

En in de web interface zit een knop EverNote… Maar ik zie nog niets gebeuren… Spannend?

mobile

De iPad versie van MindManager (gratis) werkt met local files, Dropbox (zo maakte ik vandaag mijn notes) en Connect. Ik mis toch nog meer cloud storage zoals Box.net en SugarSync. Zal wel komen denk ik, maar Connect is volgens mij The Way To Go.

Het bekijken (en niet mobiel bewerken) van een Connect file is vrijwel zonder verlies aan opmaak. Dit uitgangspunt is de reden voor mij om bij MM te blijven: desktop, web en mobile varianten zonder verlies van data en opmaak.

mijn mening

De combinatie van een snelle en fijne desktop client (met presentatie mogelijkheden) en de web variant en een iPad variant is een super combi. MindMeister doet het precies andersom (van web naar mobile naar fat) maar blijkbaar ben ik verwend met de snelle en gemakkelijke interface van MindManager.

de toekomst

Er werd vriendelijk gevraagd wat terughoudend te zijn met de roadmap, maar wat gewoon logisch is in dit verhaal zijn de web ontwikkelingen, de SharePoint integraties (loopt al 1 jaar) en visueel presenteren van data. Clients krijgen updates, het web zal wel sneller gaan. De Mac gaat natuurlijk ook meespelen in het Connect verhaal…

En, oh ja, ze hebben CoHuman overgenomen. Dat zal leiden tot een interessante visualisatie van je Yellow taken! Een soort Tweedeck meets your tasks…

Mocht je nog iets willen weten over mindmappen, MindManager of SharePoint, laat maar weten!

PowerPoint presentaties op de iPad

Zelf werk ik sinds jaar en dag met PowerPoint. Omdat ik veel presenteer gebruik ik ook altijd de laatste versies, nu dus PowerPoint 2010.

Maar mijn presentaties moeten er ook goed uit zien op een iPad. Op mijn eigen iPad en op de iPad van mijn klanten. De combinatie Windows en Office versus iPad is nog geen naadloze combinatie. Werk aan de winkel dus.

Welke praktische tips kun je dan bedenken? Hier komen ze…

pas je template en huisstijl aan

De volgende lettertypen worden redelijk goed ondersteund op de iPad. Pas je eigen template.pptx gewoon aan om gebruik te maken van uitsluitend deze lettertypen. Doe dat via Quick Styles en default Fonts.

• Arial
• Courier (maar wie presenteert daar nog mee?)
• Papyrus (gebruik dit zeer selectief)
• Times New Roman (niet het best leesbaar op beamers)
• Trebuchet
• Verdana
• Gill Sans (maar wordt groter en dikker)
• Helvetica (geen Windows font, maar wel vaak geinstalleerd)
• Palatino (lijkt op Times Roman)

Heel veel andere lettertypen die niet ondersteund worden gaan geconverteerd worden naar Times Roman…

maak van PowerPoint creaties een snippet

Als je lekker aan het freubelen bent in PowerPoint, zoals het anders kleuren van plaatjes, draaien, flippen, ander contrast geven, bedenk dan dat de standaard weergave op een iPad hier niets mee doet. Je originele bronplaatjes staan nog steeds in je slide.

Ik maak van een (complexe) creatie gewoon een screenshot en plak die in de plaats van de SharePoint objecten. Werkt altijd. Maar dan kan ik het niet meer wijzigen. Nee, dat klopt, maar laat de bronsheet in je deck zitten en Verberg deze slide…

geef tekst de ruimte

De lettertypen zijn niet hetzelfde en mijn ervaring leert dat de iPad lettertypen wat groter worden dan de PowerPoint versie. Geef een tekstvak dus wat meer ruimte.

vereenvoudig animaties en slide overgangen

Aangezien de meeste viewers je presentatie gewoon weergeven als een lange rij aan slides, spelen overgangen bijna geen rol meer (wel als je de PowerPoint file doorstuurt naar Keynote, Docs to Go of Quick Office HD …). Als je dus veel animaties in je slides hebt zitten, maak dan meerdere slides om het effect te krijgen.

Luxe slide overgangen (niet zozeer mijn stijl) vervallen dus ook…

video embedding

Veel iPad viewers doen niets met jouw opgenomen video file. Ik zorg altijd voor een goede Video Poster (startscherm van je embedded video) met daarin de link of de zoekterm van deze video. Via je iPad app kun je dan deze video goed bekijken.

combinatie van figuren en tekst

Als je in PowerPoint je tekst perfect uitlijnt op figuren en objecten, dan zal de iPad variant je niet blij gaan maken. Perfecte uitlijning bestaat niet, dus: screen clip van je set, weggooien van je tekst en objecten, plakken van je clip als vervanger. Dan is het perfect.

speakernotes

In de iPad viewer zie je ze niet, maar in Office editors weer wel. Handig voor jezelf, maar ik verwijder ze altijd in gepubliceerde versies. Via File > Info > Check for Issues > Inspect Document > Presentation Notes.

Ik verwijder ook altijd Off Slide content en Custom XML.

presenteren

Het bekijken van de presentatie gaat nu prima met de ingebouwde views van e-mail of andere apps. Maar presenteren? Hiervoor heb je het VGA kabeltje nodig en een app om te presenteren op de beamer. Zelf converteer ik de PowerPoint presentatie op mijn eigen iPad naar Keynote. Dat gaat prima. Ik las dat Quick Office ook kan beamen (ga ik ook nog proberen).

Dus, met wat moeite kun je jouw PowerPoint 2010 presentatie op een iPad tonen zonder conversie problemen!

iPad apps voor zakelijk gebruik

En Bas, welke iPad apps gebruik jij nou zakelijk? Of is die iPad alleen voor op de bank?

Hieronder per categorie een uitleg van de app die ik gebruik en de reden waarop. Let op, het is geen reclame, ik heb er geen belang bij en kan je ook niet helpen als het even tegen zit. Oh ja, de kosten van de app zijn natuurlijk voor jou!

bestanden inzien

Al mijn werkbestanden staan op SharePoint 2010 team sites. Hierdoor kan ik met een browser altijd bij mijn gegevens.

Op de iPad gebruik ik SharePlus. Gewoon de URL en wachtwoord intypen en je browst de lists en libraries. Inzien van de Office en PDF bestanden is standaard. Iedere library is apart aan te merken voor offline gebruik. En je kunt netjes aangeven dat syncen alleen via WiFi mag plaatsvinden om de kosten in de hand te houden. Gekozen om de nette en handige interface.

Daarnaast gebruik ik Dropbox, een online opslag van 2Gb. Deze houdt bestanden op mijn Blackberry, iPad, Notebook en desktop in sync. Je kunt folders ook delen met anderen.

bestanden aanpassen

Ik ga testen met Documents to Go. Nog geen ervaringen. Tips welkom.

mindmappen

Ik heb er veel gezien, maar omdat ik MindManager 9 gebruik op mijn laptop heb ik gekozen voor Mindo. De mindmap ziet er hetzelfde uit als MindManager en ik waardeer die herkenbaarheid. Via Dropbox (direct te bewaren in) bewerk ik de maps na op mijn laptop. Mooi gebruik gemaakt van dubbel tikken naast je topic om nieuwe toe te voegen, ook vanuit toetsenbord direct Nieuw Onderwerp: dat levert snelheid op.

In MindManager heb ik een Style gemaakt om de map snel in mijn huisstijl te krijgen.

twitter en social

Twitter for iPad. Leest lekker snel en URL’s naar pagina’s kun je snel opvolgen met een kleine browser. Gebruikt veel swipes naar rechts. Mis wel de DM functie. Wel handig dat de Mentions, Lists en DM snel bereikbaar zijn.

Facebook wordt geraadpleegd met Friendly. Dat gaat goed en als je (privacy) settings wil wijzigen, direct naar de goede web pagina.

Ik gebruik de iPhone LinkedIn app, maar dat is helaas een klein scherm zonder veel iPad optimalisatie. Kom op LinkedIn, tijd voor een app!

(RSS) nieuws feeds

Kijk, daar komt het snel verwerken van enorm veel nieuws in 5 minuten! Ik gebruik Reeder omdat het koppelt met je Google account en veel iPad gestures gebruikt. Pinch en Expand om stapeltjes feeds te bekijken. Goed dat plaatjes ook meekomen (als je verbinding hebt) en dat je er doorheen kunt swipen.

Daarnaast Flipboard, mooi om te zien hoe traditionele web content wordt omgevormd tot prettig en aaibare artikelen. Good job. Ook Nu.nl app en de Runnersworld app staan er bij. Nog geen betaalde krant aangeschaft.

Persoonlijke favoriete website TED (technology, entertainment en design) heeft ook een app. De site is al goed, de app geeft dezelfde ervaring maar iets platter te browsen. Wel de mogelijkheid om een talk te downloaden en deze offline te bekijken.

aantekeningen maken

Hiervoor heb ik nog geen mooie oplossing. Ik gebruik OneNote erg intensief en syncroniseer echt alles met SharePoint sites. Dat doe ik om mijn collega’s altijd deelgenoot te maken van mijn (klantgerelateerde of projectmatige) krabbels. Ik weet dat Evernote een mooie tegenhanger is, maar ik eis dat ik mijn notities goed kan delen via onze bedrijfssystemen. OneNote for iPad is nu beschikbaar in de US iStore, dus nog even wachten.

Daarnaast gebruik ik iAnnotate PDF om de PDF bestanden te voorzien van commentaar. Ik ben niet zo’n voorstander van gesloten bestanden (ben meer van de cocreatie), dus nog niet veel gebruikt.

tekenen

Zojuist aangeschaft: Sketchbook. Jawel, dat gaat zelfs werken met je dikke vingers. Droedels en visualisaties zijn binnen handbereik. Ga je in mijn presentaties wel terugvinden.

presenteren

De Prezi app staat er op, maar nu alleen nog Prezi’s maken. Ik moest wel lachen om de feedback van een toehoorder: “ben een beetje zeeziek…”.

Verder heb ik een iPad naar VGA kabeltje, hiermee kun je met beperkt formaat (het vlak op het scherm) je presentaties en filmpjes op een beamer tonen. Passieve presentaties zonder audio gaan goed, want je moet het wel met je iPad speakertje doen…

iPad zakelijk toegepast

Hoe pas je een iPad zakelijk toe? Is een iPad alleen geschikt om op de bank naar websites te surfen? Ik denk het niet!

De iPad deed bij mij z’n eerste intrede toen ik ze tegen kwam bij mijn klanten. Vreemd genoeg doken ze op bij het management en directie. Raar, want deze “doelgroep” was traditioneel erg wars van digitaal. En nou lagen er overal zwarte iPads met verschillende hoesjes… WHY?

WHY?

Grappig genoeg hadden de meesten zelf uitgevonden hoe ze mail moesten “syncen” en hoe ze documenten konden openen. Al snel kregen secretaresses de opdracht om de bestuursstukken niet meer af te drukken maar ze via e-mail als PDF bestand te versturen. Als een MT lid nog niet “aangehaakt” was, dan typte het andere MT lid gewoon (uit het hoofd, jawel) de juiste configuratie van de iPad in… Het gebruik ging gewoon van zelf. Blijkbaar toch een behoefte om gemakkelijk informatie te raadplegen op eigen tijd en plaats.

IT

De IT afdeling leverde traditioneel geen support, syncen was toch niet mogelijk en je kon er toch niet echt mee typen… Oei, dat was niet helemaal waar… Er werd gesynct, er werd getwitterd, er gierden documenten heen en weer. Waar was de controle?

toys

Nou kun je zeggen: “Toys for Boys”, maar eigenlijk raakte de komst van die Apple dingen mij wel! Ineens was sponsoring van technologische (en bij de tijdse) hulpmiddelen die iets voor eindgebruikers kunnen doen binnen handbereik! Ik zeg: adopteer en verwonder.

Uit zakelijke nieuwsgierigheid ben ik zelf de iPad gaan gebruiken. Je moet goed weten in welke activiteit het apparaat geschikt is, maar het levert weer een extra stuk gemak op om informatie overal te raadplegen.

iPad zakelijk in 5 stappen

stap 1: model en hoesje

Kies bij voorkeur een 3G model, zodat je echt overal je informatie kunt raadplegen. Zelf gebruik ik een prepaid kaart (om de kosten in de gaten te houden) als nood, mocht er geen publiekelijk WiFi beschikbaar zijn.

Er zijn diverse hoesjes om het apparaat te beschermen, zelfs met ingebouwd toetsenbord. Omdat mijn motto nu is “travel light” heb ik alleen een omslag hoesje wat in omgevouwen stand een hoek maakt van 15 graden, dit typt en leest lekker weg.

stap 2. registreren

Apple kenners weten het al: je moet je registreren bij de iStore (iTune gebruikers hebben dit al gedaan). Je koppelt je credit card aan je ID. Hiermee bevestig je Apples business model. You are welcome.

stap 3. apps, apps en nog eens apps

Download en betaal (!) een aantal apps die jouw leven gemakkelijk maken. Lees ook even de recenties, als het heel vaak crasht, dan wacht ik nog even met kopen. In het volgende blog zie je precies welke apps ik gebruik.

stap 4. verander je routine

Gooi je papieren kladblok uit je tas, leg klanten uit wat je doet, laat klanten je aantekeningen of je mindmap zien.

En het belangrijkste: let op je Continuous Partial Attention valkuil: te allen tijde even je mail checken, even je Twitter checken etc cetera. De hele dag, overal en altijd en erger nog, tijdens ons gesprek. Niet doen! FOCUS!

stap 5. inspireer anderen

Het gaat me nog niet eens zozeer om de Apple form factor (geen reclame of belangen hier), met andere tablets kun je meer, andere dingen, mooiere dingen, snellere dingen. Maar het gaat om het beschikbaar maken van informatie (zowel lezen als wegschrijven) op voor jou gunstige plaatsen en tijden. Het is je plicht om ook anderen de voordelen te tonen, de keuze maken ze zelf wel. Love it or hate it, maar ontneem me geen mogelijkheden.

Ik zeg: succes! Een iPad laat zich, met wat nukken, gemakkelijk zakelijk gebruiken. Dat is mijn mening, reacties zijn welkom.

mijn kerstwens: eentje met verbinding

Ik wens iedereen een hele fijne kerstweek toe met aandacht voor de verbinding tussen mensen. Of het nou je man, vrouw, partner, vriend, kennis of onbegrepen voorbijganger is… Door elkaar te willen begrijpen maken we ruimte vrij om ons zelf te verbeteren. En een beter mens is wat ik iedereen toewens!

Het belang van een intranet storyboard

Je bouwt aan een nieuw intranet, een intranet 2.0. Je hebt een visie op samenwerken, social media, kennis delen en communiceren. Je verzamelt “business requirements”. Je gaat aan de slag en begint te bouwen…

Maar hoe vertel ik anderen nou over de komst van een nieuw intranet? De visie is abstract, de business requirements niet inspirerend, social media betekent voor je collega’s een nieuwe DVD standaard. Dat wordt niets…

een visueel antwoord

Denk eens aan het visuele antwoord, laat de schermen uit het grafische ontwerp eens tot leven komen in een “story board”.

Voor een klant heb ik een presentabel story bord gemaakt van de grafische schermen van het intranet. Het story board is een logische opeenvolging van intranet schermen, op dezelfde manier zoals een “normale” (grappig, bestaan er ook andere soorten…) eindgebruiker dit zou doen. Het start vanaf het opstarten van de browser, loodst je door de meest gebruikte functies en eindigt met het sluiten van je browser.

visie en business requirements validatie

Een visie hebben is essentieel, maar vaak ontbreekt het aan het “doormanagen” naar de uitvoering. Het story board hebben we gebruikt om aan te tonen wat het verband is tussen de visie (vaak in abstracte bewoordingen) en de interactie die medewerkers met hun intranet zullen hebben (zeer visueel, concreet en tastbaar).

Daarnaast kun je per scherm ook perfect aangeven welke business requirements op welk niveau (of fysieke locatie) worden ingevuld. Business requirements spreken de taal van eindgebruikers (en niet de taal van techniek), dus de terugkoppeling van de requirements via de visuele schermen is erg intuïtief.

een schoenlepel

Achteraf blijkt dat het story board DE manier is om een stuurgroep aan boord te houden van de technische realisatie van je intranet. Zie het als een schoenlepel om taaie materie (visie, business requirements, user interaction design, standaard software, maatwerk etc.) uiteindelijk passend te krijgen in de besluitvorming.

Een intranet begrijpen en door een stuurgroep loodsen: story board!

Wat voor twitteraar ben jij?

Hier een profilering van een aantal typen twitteraars. Overigens is het andere materiaal van Infographics ook erg imposant. Mooi om te zien hoe je data zowel realatief als visueel kunt presenteren: http://www.infographicsshowcase.com/twitter-users-profile-infographic/

Windows Live Office Web Apps gelanceerd

Ben je benieuwd hoe de Office Web Apps er uit zien (Word, Excel, PowerPoint en OneNote als browser applicatie)?

Vanaf vandaag kun je ze gebruiken vanuit live.com, hoofdnavigatie Office.

Duidelijk bedoeld als nabewerking van een file gemaakt met Office fat clients. Maar het stelt je in staat om zonder Office een presentatie te geven of wat teksten aan te passen.

Dit geeft een goede indicatie van wat we van plan zijn met Premium 2010 (onze samenwerkingsomgeving met klanten).

PS. vanuit Office kun je via de File > Save & Send direct naar de webomgeving publiceren.

SharePoint 2010 komt uit: nu wordt het persoonlijk!

Op 12 mei 2010 lanceert Microsoft de nieuwe Office 2010 lijn met daarin ook SharePoint 2010. Veel organisaties hebben inmiddels de stap gemaakt om SharePoint te introduceren voor samenwerking, intranet of portal platform. Het succes van de implementaties loopt sterk uiteen, sommige samenwerkingsverbanden krijgen een enorme vlucht, sommige intranets blijven nog steeds erg statisch. Nu komt Microsoft dus met een vernieuwde versie, wat voegt SharePoint 2010 voor een eindgebruiker nog toe?

privé vaak verder dan op kantoor

Op internet zien we een enorme invulling van de behoefte om elkaar te vinden en contact te houden. Denk dan aan de veel gebruikte voorbeelden als Hyves en LinkedIn voor contacten en profielen; Twitter voor microblogging; Messenger om te chatten; SkyDrive om bestanden uit te wisselen; boekrecenties op een boekensite. De medewerkers in je organisatie gebruiken allemaal wel een of meer van deze “sociale media”. Maar wat hebben ze ter beschikking als ze aan het werk gaan? In veel gevallen bestaan de technologische hulpmiddelen uit mappen op de P-schijf, e-mail, wat programma’s op de desktop en een (mobiele) telefoon. Thuis zijn medewerkers actief voor een vereniging; organiseren ze moeiteloos evenementen; houden contact met familie en vrienden of spreken nog even snel de leerkracht van de kinderen… Contact houden met andere mensen is iets wat we van nature graag doen. Maar hoe ver staat deze wereld af van de huidige technologische hulpmiddelen die een gemiddelde medewerker ter beschikking heeft op kantoor?

vasthouden kennis

Veel organisaties worstelen met het vasthouden van kennis. Medewerkers verlaten de organisatie om ergens anders te gaan werken of gaan met pensioen en echte kennisoverdracht is bijna onmogelijk. Hoe houden we die kennis dan toch vast? En als we al iets van die kennis vastleggen, hoe komen we dan in contact met degene die daar dan ook het meeste van af weet? Zelfs het smoelenboek laat het al vaak afweten…

persoonlijk

SharePoint 2010 laat naast vele verbeteringen en verdere uitdieping van documentfunctionaliteit en content management capaciteiten vooral ontwikkelingen zien op het vlak van het contact tussen mensen. Kort samengevat: SharePoint 2010 maakt het persoonlijk.

Mijn Site

Iedere SharePoint server installatie kent de mogelijkheid om voor iedere medewerker een eigen site aan te maken, de Mijn Site. Deze wordt vooral gebruikt voor het opslaan van de profielinformatie zoals een foto, een korte beschrijving, direct telefoonnummer, kamernummer etc. Als je intranet geen mogelijkheden biedt om documenten te delen, dan kan dat ook op deze eigen persoonlijke opslagplaats. De Mijn Site biedt ook de mogelijkheden om collega’s te volgen; wat schrijven ze, waar werken ze aan en wanneer zijn ze jarig. Iedereen kan zijn eigen set van collega’s zelf aanmaken. Vanuit functioneel perspectief behoort de Mijn Site ook echt toe aan de medewerker, Mijn Site wordt daarom ook geschreven met een hoofdletter M, van Mij.

SharePoint 2010 heeft deze Mijn Site verder uitgebouwd en er de spil van alle sociale bewegingen van gemaakt. Het profiel en de opslag zijn gebleven, het in de gaten houden van de activiteiten van persoonlijk geselecteerde collega’s is sterk verbeterd. Om op de hoogte te blijven kan een medewerker gebruik maken van twee mechanismen. Ten eerste zelf aangeven wie je wil volgen. Alle openbare activiteiten van deze persoon worden dan getoond. Maar wat doe je in het geval dat je een collega nog niet kent, omdat deze op een andere verdieping, een andere vestiging of zelfs in een ander land werkt? Expertise is overal , en zelfs vaker buiten eigen reguliere netwerk om. Hoe vind je deze (vaak heel relevante) collega’s dan?

collega’s ontdekken

De tweede mogelijkheid is om in SharePoint 2010 alle documenten en pagina’s te voorzien van extra labels, zogenaamde tag’s. Deze tags kan iedereen zelf bedenken, of ze kunnen worden gesuggereerd. Dit biedt een interessante uitbreiding op de traditionele taxonomie (de boomstructuur van alle metadata, centraal beheerd). Deze traditionele taxonomie kan namelijk slecht omgaan met veranderingen en actualiteiten. Vandaar dat deze labels vaak in algemeenheden worden geformuleerd. Handig om het wat eenduidig te houden, maar vaak niet meer relevant voor een medewerker in het gebruik. Juist de combinatie van taxonomie en zelfstandig kunnen ‘taggen’ zorgt ervoor dat er naast de noodzakelijke structuur ook voldoende relevantie per document kan worden aangeven voor de zoekmachine.

En het zijn nu juist die tags (of labeltjes) die collega’s aan documenten en pagina’s hangen die de oplossing vormen voor het verbreden van je expertise netwerk. Geef zelf op je Mijn Site aan in welke tags je interesse hebt, SharePoint toont dan in je activiteitenstroom alle mensen die deze tag gebruiken. De mate waarin deze stroom gevuld wordt kan uiteraard zelf worden bepaald. Zo ben je direct op de hoogte wanneer er iets op je intranet of projectomgeving gebeurt waarin je interesse hebt.

het ultieme telefoonboek

Veel telefoonboeken zijn nogal statisch van aard. Het varieert van een rondgemailde Excelsheet (al dan niet geprint), een overzicht op het intranet tot een zoekomgeving op de HRM profielen. Maar wat als je niet weet op welke afdeling iemand zit, hoe vind je deze persoon dan?

Veel profielpagina’s zijn erg passief. In het beste geval worden ze twee keer per jaar bijgewerkt, net voorafgaand aan het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Maar collega’s hebben veel en veel meer expertise dan alleen hun telefoonnummer, kamernummer of de competentie “leidinggeven”. In de praktijk doen ze van alles! Door statische profielinformatie (erg fijn voor de vaste gegevens uit telefooncentrales of HRM systemen) te combineren met het tagging mechanisme, boren we direct meer expertise aan. Het feit dat iemand veel documenten heeft geschreven over een specifiek onderwerp, maakt hem een praktische expert. Ondanks dat dit onderwerp wellicht nooit in zijn statische profiel naar voren komt. De komende tijd gaan we met SharePoint veel meer op zoek naar expertise dan naar statische profiel informatie. Alles wat je maakt en alles wat je tagt draagt bij aan je persoonlijke profiel, je zou kunnen zeggen: ‘je bent wat je maakt’.

Op deze manier is het oude vertrouwde interne telefoonboek dus echt verleden tijd. Je zoekt op expertise, je vind collega’s met directe toegang tot hun Mijn Site en je neemt direct contact op via de chat (als je de Office Communicator hebt draaien). Het ontdekken van collega’s en een afspraak maken is maar 3 muisklikken ver.

Wanneer je wilt weten waar iemand zich bevindt in de organisatie-hiërarchie, dan laat je de organisation browser op de Mijn Site van je collega surfen door de organisatie structuur. Wie is zijn leidinggevende; zijn directe collega’s; zijn ondergeschikten…

grootste voordeel persoonlijke benadering

Je ontdekt collega’s zonder er veel voor te doen. Het enige wat er voor nodig is is de documenten die je maakt voor je projecten, research, afdeling of team te taggen en te beschrijven waar ze over gaan. Zo ontdek je de voor jou relevante collega’s, waarvan je tot nu toe misschien het bestaan niet eens wist. Voeg ze toe aan je netwerk, zie of ze online zijn, chat met ze voor een korte vraag, ga een keer lunchen, volg hun activiteiten… Maar er is nog veel meer mogelijk; combineer je intranet met Chat en Presence functionaliteiten; stel je agenda voor elkaar open; maak werkafspraken over wat je met elkaar deelt (zoveel mogelijk natuurlijk) en je ziet dat je collega’s dichter bij elkaar komen te staan.

SharePoint 2010 is een mooi platform om mensen en kennis met elkaar te verbinden.

SP2010 end user basics op video

Ik vond een site met basale video’s over SP2010 voor eindgebruikers. Best goed gedaan zo!

Point 80 – 20 site

Het belang van een goede onderwerpregel in e-mail

Je ontvangt veel e-mail, heel veel e-mail. En om het lekker overzichtelijk te houden stuur je zelf ook veel updates via e-mail. Maar hoe houdt ik controle over mijn e-mail?

Als je veel mail ontvangt wil je ook snel bepalen wat je er mee moet doen. Dat baseer je op de onderwerpregel (anders blijf je de mail iedere keer openen als je het bekijkt). Je kunt je aktie vaak laten afhangen van urgenttie en belangrijkheid (weet je nog, die matrix van “nu doen”, “plannen”, “delegeren” en “niets doen”).

  Een e-mail is erg snel gemaakt en verstuurd. Soms iets te snel. En dat zie ik in de aandacht voor de onderwerpregel, of soms zelfs het ontbreken van een onderwerp. Erg snel door de verzender, erg lastig voor mij om te bepalen wat ik er mee moet doen. Denk dan aan onderwerpen als “Offerte”, “Info nodig”, “Klant bellen”. Hieruit blijkt geen urgentie, belangrijkheid en relevantie voor mijn eigen werk.

Ik pleit ervoor dat verzenders van e-mail even stil staan bij het maken van een onderwerpregel waarin de urgentie, belangrijkheid en de relevantie voor mij als persoon blijkt. Dan krijgen we onderwerp regels zoals: “Klant X snel terugbellen over je projectvoorstel van deze week” of “Review jij onze offerte Klant Y voor verzending donderdag 22 april”.

Kijk, dan ga ik in aktie, dit ga ik direct uitvoeren, plannen of delegeren. Met een klein beetje aandacht wordt het werk snel weer aangenaam!

Je mail software kan vaak op basis van regels je mail klassificeren, verplaatsen, high lighten etc. Gebruik deze mogelijkheden om je werk automatisch te structureren.

PS. Dit artikel is geinspireerd door een blog op Lifehacking.nl van Anja Wassenaar. Ik gebruik mijn blog post nu als een extra regel in mijn mail handtekening, op het moment dat ik een beperkte onderwerpregel tegen kom. Misschien ook een tip voor jou?