MindManager 2012 evaluatie en innovatie

Wat is MindManager 2012? Hoe helpt het met mindmappen? Wat is innovatief?

Als frequent gebruiker van MindJet’s MindManager voor het mindmappen van mijn ideeën, interviews, brainstorms en plannetjes was ik vandaag in Rotterdam te gast bij de Mindjet Road Show.

Als je vindt dat je jouw gedachten eigenlijk nooit lineair op papier krijgt, dan is mindmappen een mooie techniek om organisch aan de slag te gaan. Maar deze blog gaat over het nieuwste product van MindJet: MindManager 2012. Een zeer korte en subjectieve evaluatie!

de fat client is nog beter!

Zoals ook Microsoft ook heeft erkend: een nieuwe versie heeft niet meeeeer functies, maar de aanwezige functies zijn beter bruikbaar. Betere interface, sneller gebruik, nog intuïtiever. MindJet richt zich op het “visueel verbinden van ideeën, informatie en mensen”. Binnen work21 noemen we dit het invullen van Yellow met een verbinding naar Blue.

Mijn selectie van favoriete aanpassingen:

• schoner menu achter New Map
• zoals in OneNote: Marker Index (een gegroepeerde lijst van alle in gebruik zijnde map markers: alle prio 1, alle taken, alle … op een rij)
• Analysis View: selecteer wat topics en gooi ze in een 2x2 analyse zoals een SWOT, drag n drop voor plaatsing in het juiste kwadrant en je prioriteiten zijn aangepast! (ik heb hier nog een tech issue mee….). Lijkt me interessant om dit eens in een workshop live uit te voeren!
• betere plaatsing van de brainstorm, nu met challenge cards (plaatjes om te associëren)
• invoegen van gelinkte SharePoint inhoud, vroeger een specifieke versie, nu standaard. SharePoint voor je project taken, maar wel MindManager om ze creatief te realiseren, een echt Yellow en Blue concept.
• review Map (misschien heb ik het over het hoofd gezien in MM9) identiek aan revisies in Word. In het geval dat je beurtelings (of via e-mail) aan een map werkt….
• drag n drop GANTT chart voor zeer “agile” projecten die maar weinig Blue (proces) kennen
• standaard (Power) filters zoals op prioriteit, op toegewezen aan, due deze week… Dat helpt zeker in de snelheid

Connect

Vanaf de 2012 versie is ook het gebruik van Connect mogelijk, de nieuwe cloud service van MindJet. Een browser interface. Gratis mappen delen, delen op basis van een e-mail adres. Als je meer wenst af te schermen, dan is er de betaalde variant. Ik zal nog eens goed kijken welke functies er NIET in de web variant zitten…. Het concept is al bekend van MindMeister, maar mijn investering zit al in alle functies van de fat client… Voor mij dus echt een oplossing (exporteren naar MindMeister is geen handige optie omdat je geen enkel beheer meer over je files hebt).

Zojuist met een collega (ik met de fat client, hij met de web variant) online samengewerkt aan een map. Dat gaat perfect. Duidelijke highlight. Misschien nog chat functie erbij?

Wat mij opvalt is dat de Save As richting Connect zeer goed werkt. Map wordt gesloten en weer vanuit online geopend. Nice.

Ik heb alleen nog het idee dat IE9 er wat traag op reageert. Collega Safari ging wel snel… Demo werd gegeven met Firefox…

En in de web interface zit een knop EverNote… Maar ik zie nog niets gebeuren… Spannend?

mobile

De iPad versie van MindManager (gratis) werkt met local files, Dropbox (zo maakte ik vandaag mijn notes) en Connect. Ik mis toch nog meer cloud storage zoals Box.net en SugarSync. Zal wel komen denk ik, maar Connect is volgens mij The Way To Go.

Het bekijken (en niet mobiel bewerken) van een Connect file is vrijwel zonder verlies aan opmaak. Dit uitgangspunt is de reden voor mij om bij MM te blijven: desktop, web en mobile varianten zonder verlies van data en opmaak.

mijn mening

De combinatie van een snelle en fijne desktop client (met presentatie mogelijkheden) en de web variant en een iPad variant is een super combi. MindMeister doet het precies andersom (van web naar mobile naar fat) maar blijkbaar ben ik verwend met de snelle en gemakkelijke interface van MindManager.

de toekomst

Er werd vriendelijk gevraagd wat terughoudend te zijn met de roadmap, maar wat gewoon logisch is in dit verhaal zijn de web ontwikkelingen, de SharePoint integraties (loopt al 1 jaar) en visueel presenteren van data. Clients krijgen updates, het web zal wel sneller gaan. De Mac gaat natuurlijk ook meespelen in het Connect verhaal…

En, oh ja, ze hebben CoHuman overgenomen. Dat zal leiden tot een interessante visualisatie van je Yellow taken! Een soort Tweedeck meets your tasks…

Mocht je nog iets willen weten over mindmappen, MindManager of SharePoint, laat maar weten!

PowerPoint presentaties op de iPad

Zelf werk ik sinds jaar en dag met PowerPoint. Omdat ik veel presenteer gebruik ik ook altijd de laatste versies, nu dus PowerPoint 2010.

Maar mijn presentaties moeten er ook goed uit zien op een iPad. Op mijn eigen iPad en op de iPad van mijn klanten. De combinatie Windows en Office versus iPad is nog geen naadloze combinatie. Werk aan de winkel dus.

Welke praktische tips kun je dan bedenken? Hier komen ze…

pas je template en huisstijl aan

De volgende lettertypen worden redelijk goed ondersteund op de iPad. Pas je eigen template.pptx gewoon aan om gebruik te maken van uitsluitend deze lettertypen. Doe dat via Quick Styles en default Fonts.

• Arial
• Courier (maar wie presenteert daar nog mee?)
• Papyrus (gebruik dit zeer selectief)
• Times New Roman (niet het best leesbaar op beamers)
• Trebuchet
• Verdana
• Gill Sans (maar wordt groter en dikker)
• Helvetica (geen Windows font, maar wel vaak geinstalleerd)
• Palatino (lijkt op Times Roman)

Heel veel andere lettertypen die niet ondersteund worden gaan geconverteerd worden naar Times Roman…

maak van PowerPoint creaties een snippet

Als je lekker aan het freubelen bent in PowerPoint, zoals het anders kleuren van plaatjes, draaien, flippen, ander contrast geven, bedenk dan dat de standaard weergave op een iPad hier niets mee doet. Je originele bronplaatjes staan nog steeds in je slide.

Ik maak van een (complexe) creatie gewoon een screenshot en plak die in de plaats van de SharePoint objecten. Werkt altijd. Maar dan kan ik het niet meer wijzigen. Nee, dat klopt, maar laat de bronsheet in je deck zitten en Verberg deze slide…

geef tekst de ruimte

De lettertypen zijn niet hetzelfde en mijn ervaring leert dat de iPad lettertypen wat groter worden dan de PowerPoint versie. Geef een tekstvak dus wat meer ruimte.

vereenvoudig animaties en slide overgangen

Aangezien de meeste viewers je presentatie gewoon weergeven als een lange rij aan slides, spelen overgangen bijna geen rol meer (wel als je de PowerPoint file doorstuurt naar Keynote, Docs to Go of Quick Office HD …). Als je dus veel animaties in je slides hebt zitten, maak dan meerdere slides om het effect te krijgen.

Luxe slide overgangen (niet zozeer mijn stijl) vervallen dus ook…

video embedding

Veel iPad viewers doen niets met jouw opgenomen video file. Ik zorg altijd voor een goede Video Poster (startscherm van je embedded video) met daarin de link of de zoekterm van deze video. Via je iPad app kun je dan deze video goed bekijken.

combinatie van figuren en tekst

Als je in PowerPoint je tekst perfect uitlijnt op figuren en objecten, dan zal de iPad variant je niet blij gaan maken. Perfecte uitlijning bestaat niet, dus: screen clip van je set, weggooien van je tekst en objecten, plakken van je clip als vervanger. Dan is het perfect.

speakernotes

In de iPad viewer zie je ze niet, maar in Office editors weer wel. Handig voor jezelf, maar ik verwijder ze altijd in gepubliceerde versies. Via File > Info > Check for Issues > Inspect Document > Presentation Notes.

Ik verwijder ook altijd Off Slide content en Custom XML.

presenteren

Het bekijken van de presentatie gaat nu prima met de ingebouwde views van e-mail of andere apps. Maar presenteren? Hiervoor heb je het VGA kabeltje nodig en een app om te presenteren op de beamer. Zelf converteer ik de PowerPoint presentatie op mijn eigen iPad naar Keynote. Dat gaat prima. Ik las dat Quick Office ook kan beamen (ga ik ook nog proberen).

Dus, met wat moeite kun je jouw PowerPoint 2010 presentatie op een iPad tonen zonder conversie problemen!

iPad apps voor zakelijk gebruik

En Bas, welke iPad apps gebruik jij nou zakelijk? Of is die iPad alleen voor op de bank?

Hieronder per categorie een uitleg van de app die ik gebruik en de reden waarop. Let op, het is geen reclame, ik heb er geen belang bij en kan je ook niet helpen als het even tegen zit. Oh ja, de kosten van de app zijn natuurlijk voor jou!

bestanden inzien

Al mijn werkbestanden staan op SharePoint 2010 team sites. Hierdoor kan ik met een browser altijd bij mijn gegevens.

Op de iPad gebruik ik SharePlus. Gewoon de URL en wachtwoord intypen en je browst de lists en libraries. Inzien van de Office en PDF bestanden is standaard. Iedere library is apart aan te merken voor offline gebruik. En je kunt netjes aangeven dat syncen alleen via WiFi mag plaatsvinden om de kosten in de hand te houden. Gekozen om de nette en handige interface.

Daarnaast gebruik ik Dropbox, een online opslag van 2Gb. Deze houdt bestanden op mijn Blackberry, iPad, Notebook en desktop in sync. Je kunt folders ook delen met anderen.

bestanden aanpassen

Ik ga testen met Documents to Go. Nog geen ervaringen. Tips welkom.

mindmappen

Ik heb er veel gezien, maar omdat ik MindManager 9 gebruik op mijn laptop heb ik gekozen voor Mindo. De mindmap ziet er hetzelfde uit als MindManager en ik waardeer die herkenbaarheid. Via Dropbox (direct te bewaren in) bewerk ik de maps na op mijn laptop. Mooi gebruik gemaakt van dubbel tikken naast je topic om nieuwe toe te voegen, ook vanuit toetsenbord direct Nieuw Onderwerp: dat levert snelheid op.

In MindManager heb ik een Style gemaakt om de map snel in mijn huisstijl te krijgen.

twitter en social

Twitter for iPad. Leest lekker snel en URL’s naar pagina’s kun je snel opvolgen met een kleine browser. Gebruikt veel swipes naar rechts. Mis wel de DM functie. Wel handig dat de Mentions, Lists en DM snel bereikbaar zijn.

Facebook wordt geraadpleegd met Friendly. Dat gaat goed en als je (privacy) settings wil wijzigen, direct naar de goede web pagina.

Ik gebruik de iPhone LinkedIn app, maar dat is helaas een klein scherm zonder veel iPad optimalisatie. Kom op LinkedIn, tijd voor een app!

(RSS) nieuws feeds

Kijk, daar komt het snel verwerken van enorm veel nieuws in 5 minuten! Ik gebruik Reeder omdat het koppelt met je Google account en veel iPad gestures gebruikt. Pinch en Expand om stapeltjes feeds te bekijken. Goed dat plaatjes ook meekomen (als je verbinding hebt) en dat je er doorheen kunt swipen.

Daarnaast Flipboard, mooi om te zien hoe traditionele web content wordt omgevormd tot prettig en aaibare artikelen. Good job. Ook Nu.nl app en de Runnersworld app staan er bij. Nog geen betaalde krant aangeschaft.

Persoonlijke favoriete website TED (technology, entertainment en design) heeft ook een app. De site is al goed, de app geeft dezelfde ervaring maar iets platter te browsen. Wel de mogelijkheid om een talk te downloaden en deze offline te bekijken.

aantekeningen maken

Hiervoor heb ik nog geen mooie oplossing. Ik gebruik OneNote erg intensief en syncroniseer echt alles met SharePoint sites. Dat doe ik om mijn collega’s altijd deelgenoot te maken van mijn (klantgerelateerde of projectmatige) krabbels. Ik weet dat Evernote een mooie tegenhanger is, maar ik eis dat ik mijn notities goed kan delen via onze bedrijfssystemen. OneNote for iPad is nu beschikbaar in de US iStore, dus nog even wachten.

Daarnaast gebruik ik iAnnotate PDF om de PDF bestanden te voorzien van commentaar. Ik ben niet zo’n voorstander van gesloten bestanden (ben meer van de cocreatie), dus nog niet veel gebruikt.

tekenen

Zojuist aangeschaft: Sketchbook. Jawel, dat gaat zelfs werken met je dikke vingers. Droedels en visualisaties zijn binnen handbereik. Ga je in mijn presentaties wel terugvinden.

presenteren

De Prezi app staat er op, maar nu alleen nog Prezi’s maken. Ik moest wel lachen om de feedback van een toehoorder: “ben een beetje zeeziek…”.

Verder heb ik een iPad naar VGA kabeltje, hiermee kun je met beperkt formaat (het vlak op het scherm) je presentaties en filmpjes op een beamer tonen. Passieve presentaties zonder audio gaan goed, want je moet het wel met je iPad speakertje doen…

iPad zakelijk toegepast

Hoe pas je een iPad zakelijk toe? Is een iPad alleen geschikt om op de bank naar websites te surfen? Ik denk het niet!

De iPad deed bij mij z’n eerste intrede toen ik ze tegen kwam bij mijn klanten. Vreemd genoeg doken ze op bij het management en directie. Raar, want deze “doelgroep” was traditioneel erg wars van digitaal. En nou lagen er overal zwarte iPads met verschillende hoesjes… WHY?

WHY?

Grappig genoeg hadden de meesten zelf uitgevonden hoe ze mail moesten “syncen” en hoe ze documenten konden openen. Al snel kregen secretaresses de opdracht om de bestuursstukken niet meer af te drukken maar ze via e-mail als PDF bestand te versturen. Als een MT lid nog niet “aangehaakt” was, dan typte het andere MT lid gewoon (uit het hoofd, jawel) de juiste configuratie van de iPad in… Het gebruik ging gewoon van zelf. Blijkbaar toch een behoefte om gemakkelijk informatie te raadplegen op eigen tijd en plaats.

IT

De IT afdeling leverde traditioneel geen support, syncen was toch niet mogelijk en je kon er toch niet echt mee typen… Oei, dat was niet helemaal waar… Er werd gesynct, er werd getwitterd, er gierden documenten heen en weer. Waar was de controle?

toys

Nou kun je zeggen: “Toys for Boys”, maar eigenlijk raakte de komst van die Apple dingen mij wel! Ineens was sponsoring van technologische (en bij de tijdse) hulpmiddelen die iets voor eindgebruikers kunnen doen binnen handbereik! Ik zeg: adopteer en verwonder.

Uit zakelijke nieuwsgierigheid ben ik zelf de iPad gaan gebruiken. Je moet goed weten in welke activiteit het apparaat geschikt is, maar het levert weer een extra stuk gemak op om informatie overal te raadplegen.

iPad zakelijk in 5 stappen

stap 1: model en hoesje

Kies bij voorkeur een 3G model, zodat je echt overal je informatie kunt raadplegen. Zelf gebruik ik een prepaid kaart (om de kosten in de gaten te houden) als nood, mocht er geen publiekelijk WiFi beschikbaar zijn.

Er zijn diverse hoesjes om het apparaat te beschermen, zelfs met ingebouwd toetsenbord. Omdat mijn motto nu is “travel light” heb ik alleen een omslag hoesje wat in omgevouwen stand een hoek maakt van 15 graden, dit typt en leest lekker weg.

stap 2. registreren

Apple kenners weten het al: je moet je registreren bij de iStore (iTune gebruikers hebben dit al gedaan). Je koppelt je credit card aan je ID. Hiermee bevestig je Apples business model. You are welcome.

stap 3. apps, apps en nog eens apps

Download en betaal (!) een aantal apps die jouw leven gemakkelijk maken. Lees ook even de recenties, als het heel vaak crasht, dan wacht ik nog even met kopen. In het volgende blog zie je precies welke apps ik gebruik.

stap 4. verander je routine

Gooi je papieren kladblok uit je tas, leg klanten uit wat je doet, laat klanten je aantekeningen of je mindmap zien.

En het belangrijkste: let op je Continuous Partial Attention valkuil: te allen tijde even je mail checken, even je Twitter checken etc cetera. De hele dag, overal en altijd en erger nog, tijdens ons gesprek. Niet doen! FOCUS!

stap 5. inspireer anderen

Het gaat me nog niet eens zozeer om de Apple form factor (geen reclame of belangen hier), met andere tablets kun je meer, andere dingen, mooiere dingen, snellere dingen. Maar het gaat om het beschikbaar maken van informatie (zowel lezen als wegschrijven) op voor jou gunstige plaatsen en tijden. Het is je plicht om ook anderen de voordelen te tonen, de keuze maken ze zelf wel. Love it or hate it, maar ontneem me geen mogelijkheden.

Ik zeg: succes! Een iPad laat zich, met wat nukken, gemakkelijk zakelijk gebruiken. Dat is mijn mening, reacties zijn welkom.

mijn kerstwens: eentje met verbinding

Ik wens iedereen een hele fijne kerstweek toe met aandacht voor de verbinding tussen mensen. Of het nou je man, vrouw, partner, vriend, kennis of onbegrepen voorbijganger is… Door elkaar te willen begrijpen maken we ruimte vrij om ons zelf te verbeteren. En een beter mens is wat ik iedereen toewens!

Het belang van een intranet storyboard

Je bouwt aan een nieuw intranet, een intranet 2.0. Je hebt een visie op samenwerken, social media, kennis delen en communiceren. Je verzamelt “business requirements”. Je gaat aan de slag en begint te bouwen…

Maar hoe vertel ik anderen nou over de komst van een nieuw intranet? De visie is abstract, de business requirements niet inspirerend, social media betekent voor je collega’s een nieuwe DVD standaard. Dat wordt niets…

een visueel antwoord

Denk eens aan het visuele antwoord, laat de schermen uit het grafische ontwerp eens tot leven komen in een “story board”.

Voor een klant heb ik een presentabel story bord gemaakt van de grafische schermen van het intranet. Het story board is een logische opeenvolging van intranet schermen, op dezelfde manier zoals een “normale” (grappig, bestaan er ook andere soorten…) eindgebruiker dit zou doen. Het start vanaf het opstarten van de browser, loodst je door de meest gebruikte functies en eindigt met het sluiten van je browser.

visie en business requirements validatie

Een visie hebben is essentieel, maar vaak ontbreekt het aan het “doormanagen” naar de uitvoering. Het story board hebben we gebruikt om aan te tonen wat het verband is tussen de visie (vaak in abstracte bewoordingen) en de interactie die medewerkers met hun intranet zullen hebben (zeer visueel, concreet en tastbaar).

Daarnaast kun je per scherm ook perfect aangeven welke business requirements op welk niveau (of fysieke locatie) worden ingevuld. Business requirements spreken de taal van eindgebruikers (en niet de taal van techniek), dus de terugkoppeling van de requirements via de visuele schermen is erg intuïtief.

een schoenlepel

Achteraf blijkt dat het story board DE manier is om een stuurgroep aan boord te houden van de technische realisatie van je intranet. Zie het als een schoenlepel om taaie materie (visie, business requirements, user interaction design, standaard software, maatwerk etc.) uiteindelijk passend te krijgen in de besluitvorming.

Een intranet begrijpen en door een stuurgroep loodsen: story board!

Wat voor twitteraar ben jij?

Hier een profilering van een aantal typen twitteraars. Overigens is het andere materiaal van Infographics ook erg imposant. Mooi om te zien hoe je data zowel realatief als visueel kunt presenteren: http://www.infographicsshowcase.com/twitter-users-profile-infographic/