mijn kerstwens: eentje met verbinding

Ik wens iedereen een hele fijne kerstweek toe met aandacht voor de verbinding tussen mensen. Of het nou je man, vrouw, partner, vriend, kennis of onbegrepen voorbijganger is… Door elkaar te willen begrijpen maken we ruimte vrij om ons zelf te verbeteren. En een beter mens is wat ik iedereen toewens!

Het belang van een intranet storyboard

Je bouwt aan een nieuw intranet, een intranet 2.0. Je hebt een visie op samenwerken, social media, kennis delen en communiceren. Je verzamelt “business requirements”. Je gaat aan de slag en begint te bouwen…

Maar hoe vertel ik anderen nou over de komst van een nieuw intranet? De visie is abstract, de business requirements niet inspirerend, social media betekent voor je collega’s een nieuwe DVD standaard. Dat wordt niets…

een visueel antwoord

Denk eens aan het visuele antwoord, laat de schermen uit het grafische ontwerp eens tot leven komen in een “story board”.

Voor een klant heb ik een presentabel story bord gemaakt van de grafische schermen van het intranet. Het story board is een logische opeenvolging van intranet schermen, op dezelfde manier zoals een “normale” (grappig, bestaan er ook andere soorten…) eindgebruiker dit zou doen. Het start vanaf het opstarten van de browser, loodst je door de meest gebruikte functies en eindigt met het sluiten van je browser.

visie en business requirements validatie

Een visie hebben is essentieel, maar vaak ontbreekt het aan het “doormanagen” naar de uitvoering. Het story board hebben we gebruikt om aan te tonen wat het verband is tussen de visie (vaak in abstracte bewoordingen) en de interactie die medewerkers met hun intranet zullen hebben (zeer visueel, concreet en tastbaar).

Daarnaast kun je per scherm ook perfect aangeven welke business requirements op welk niveau (of fysieke locatie) worden ingevuld. Business requirements spreken de taal van eindgebruikers (en niet de taal van techniek), dus de terugkoppeling van de requirements via de visuele schermen is erg intuïtief.

een schoenlepel

Achteraf blijkt dat het story board DE manier is om een stuurgroep aan boord te houden van de technische realisatie van je intranet. Zie het als een schoenlepel om taaie materie (visie, business requirements, user interaction design, standaard software, maatwerk etc.) uiteindelijk passend te krijgen in de besluitvorming.

Een intranet begrijpen en door een stuurgroep loodsen: story board!

Wat voor twitteraar ben jij?

Hier een profilering van een aantal typen twitteraars. Overigens is het andere materiaal van Infographics ook erg imposant. Mooi om te zien hoe je data zowel realatief als visueel kunt presenteren: http://www.infographicsshowcase.com/twitter-users-profile-infographic/

Windows Live Office Web Apps gelanceerd

Ben je benieuwd hoe de Office Web Apps er uit zien (Word, Excel, PowerPoint en OneNote als browser applicatie)?

Vanaf vandaag kun je ze gebruiken vanuit live.com, hoofdnavigatie Office.

Duidelijk bedoeld als nabewerking van een file gemaakt met Office fat clients. Maar het stelt je in staat om zonder Office een presentatie te geven of wat teksten aan te passen.

Dit geeft een goede indicatie van wat we van plan zijn met Premium 2010 (onze samenwerkingsomgeving met klanten).

PS. vanuit Office kun je via de File > Save & Send direct naar de webomgeving publiceren.

SharePoint 2010 komt uit: nu wordt het persoonlijk!

Op 12 mei 2010 lanceert Microsoft de nieuwe Office 2010 lijn met daarin ook SharePoint 2010. Veel organisaties hebben inmiddels de stap gemaakt om SharePoint te introduceren voor samenwerking, intranet of portal platform. Het succes van de implementaties loopt sterk uiteen, sommige samenwerkingsverbanden krijgen een enorme vlucht, sommige intranets blijven nog steeds erg statisch. Nu komt Microsoft dus met een vernieuwde versie, wat voegt SharePoint 2010 voor een eindgebruiker nog toe?

privé vaak verder dan op kantoor

Op internet zien we een enorme invulling van de behoefte om elkaar te vinden en contact te houden. Denk dan aan de veel gebruikte voorbeelden als Hyves en LinkedIn voor contacten en profielen; Twitter voor microblogging; Messenger om te chatten; SkyDrive om bestanden uit te wisselen; boekrecenties op een boekensite. De medewerkers in je organisatie gebruiken allemaal wel een of meer van deze “sociale media”. Maar wat hebben ze ter beschikking als ze aan het werk gaan? In veel gevallen bestaan de technologische hulpmiddelen uit mappen op de P-schijf, e-mail, wat programma’s op de desktop en een (mobiele) telefoon. Thuis zijn medewerkers actief voor een vereniging; organiseren ze moeiteloos evenementen; houden contact met familie en vrienden of spreken nog even snel de leerkracht van de kinderen… Contact houden met andere mensen is iets wat we van nature graag doen. Maar hoe ver staat deze wereld af van de huidige technologische hulpmiddelen die een gemiddelde medewerker ter beschikking heeft op kantoor?

vasthouden kennis

Veel organisaties worstelen met het vasthouden van kennis. Medewerkers verlaten de organisatie om ergens anders te gaan werken of gaan met pensioen en echte kennisoverdracht is bijna onmogelijk. Hoe houden we die kennis dan toch vast? En als we al iets van die kennis vastleggen, hoe komen we dan in contact met degene die daar dan ook het meeste van af weet? Zelfs het smoelenboek laat het al vaak afweten…

persoonlijk

SharePoint 2010 laat naast vele verbeteringen en verdere uitdieping van documentfunctionaliteit en content management capaciteiten vooral ontwikkelingen zien op het vlak van het contact tussen mensen. Kort samengevat: SharePoint 2010 maakt het persoonlijk.

Mijn Site

Iedere SharePoint server installatie kent de mogelijkheid om voor iedere medewerker een eigen site aan te maken, de Mijn Site. Deze wordt vooral gebruikt voor het opslaan van de profielinformatie zoals een foto, een korte beschrijving, direct telefoonnummer, kamernummer etc. Als je intranet geen mogelijkheden biedt om documenten te delen, dan kan dat ook op deze eigen persoonlijke opslagplaats. De Mijn Site biedt ook de mogelijkheden om collega’s te volgen; wat schrijven ze, waar werken ze aan en wanneer zijn ze jarig. Iedereen kan zijn eigen set van collega’s zelf aanmaken. Vanuit functioneel perspectief behoort de Mijn Site ook echt toe aan de medewerker, Mijn Site wordt daarom ook geschreven met een hoofdletter M, van Mij.

SharePoint 2010 heeft deze Mijn Site verder uitgebouwd en er de spil van alle sociale bewegingen van gemaakt. Het profiel en de opslag zijn gebleven, het in de gaten houden van de activiteiten van persoonlijk geselecteerde collega’s is sterk verbeterd. Om op de hoogte te blijven kan een medewerker gebruik maken van twee mechanismen. Ten eerste zelf aangeven wie je wil volgen. Alle openbare activiteiten van deze persoon worden dan getoond. Maar wat doe je in het geval dat je een collega nog niet kent, omdat deze op een andere verdieping, een andere vestiging of zelfs in een ander land werkt? Expertise is overal , en zelfs vaker buiten eigen reguliere netwerk om. Hoe vind je deze (vaak heel relevante) collega’s dan?

collega’s ontdekken

De tweede mogelijkheid is om in SharePoint 2010 alle documenten en pagina’s te voorzien van extra labels, zogenaamde tag’s. Deze tags kan iedereen zelf bedenken, of ze kunnen worden gesuggereerd. Dit biedt een interessante uitbreiding op de traditionele taxonomie (de boomstructuur van alle metadata, centraal beheerd). Deze traditionele taxonomie kan namelijk slecht omgaan met veranderingen en actualiteiten. Vandaar dat deze labels vaak in algemeenheden worden geformuleerd. Handig om het wat eenduidig te houden, maar vaak niet meer relevant voor een medewerker in het gebruik. Juist de combinatie van taxonomie en zelfstandig kunnen ‘taggen’ zorgt ervoor dat er naast de noodzakelijke structuur ook voldoende relevantie per document kan worden aangeven voor de zoekmachine.

En het zijn nu juist die tags (of labeltjes) die collega’s aan documenten en pagina’s hangen die de oplossing vormen voor het verbreden van je expertise netwerk. Geef zelf op je Mijn Site aan in welke tags je interesse hebt, SharePoint toont dan in je activiteitenstroom alle mensen die deze tag gebruiken. De mate waarin deze stroom gevuld wordt kan uiteraard zelf worden bepaald. Zo ben je direct op de hoogte wanneer er iets op je intranet of projectomgeving gebeurt waarin je interesse hebt.

het ultieme telefoonboek

Veel telefoonboeken zijn nogal statisch van aard. Het varieert van een rondgemailde Excelsheet (al dan niet geprint), een overzicht op het intranet tot een zoekomgeving op de HRM profielen. Maar wat als je niet weet op welke afdeling iemand zit, hoe vind je deze persoon dan?

Veel profielpagina’s zijn erg passief. In het beste geval worden ze twee keer per jaar bijgewerkt, net voorafgaand aan het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Maar collega’s hebben veel en veel meer expertise dan alleen hun telefoonnummer, kamernummer of de competentie “leidinggeven”. In de praktijk doen ze van alles! Door statische profielinformatie (erg fijn voor de vaste gegevens uit telefooncentrales of HRM systemen) te combineren met het tagging mechanisme, boren we direct meer expertise aan. Het feit dat iemand veel documenten heeft geschreven over een specifiek onderwerp, maakt hem een praktische expert. Ondanks dat dit onderwerp wellicht nooit in zijn statische profiel naar voren komt. De komende tijd gaan we met SharePoint veel meer op zoek naar expertise dan naar statische profiel informatie. Alles wat je maakt en alles wat je tagt draagt bij aan je persoonlijke profiel, je zou kunnen zeggen: ‘je bent wat je maakt’.

Op deze manier is het oude vertrouwde interne telefoonboek dus echt verleden tijd. Je zoekt op expertise, je vind collega’s met directe toegang tot hun Mijn Site en je neemt direct contact op via de chat (als je de Office Communicator hebt draaien). Het ontdekken van collega’s en een afspraak maken is maar 3 muisklikken ver.

Wanneer je wilt weten waar iemand zich bevindt in de organisatie-hiërarchie, dan laat je de organisation browser op de Mijn Site van je collega surfen door de organisatie structuur. Wie is zijn leidinggevende; zijn directe collega’s; zijn ondergeschikten…

grootste voordeel persoonlijke benadering

Je ontdekt collega’s zonder er veel voor te doen. Het enige wat er voor nodig is is de documenten die je maakt voor je projecten, research, afdeling of team te taggen en te beschrijven waar ze over gaan. Zo ontdek je de voor jou relevante collega’s, waarvan je tot nu toe misschien het bestaan niet eens wist. Voeg ze toe aan je netwerk, zie of ze online zijn, chat met ze voor een korte vraag, ga een keer lunchen, volg hun activiteiten… Maar er is nog veel meer mogelijk; combineer je intranet met Chat en Presence functionaliteiten; stel je agenda voor elkaar open; maak werkafspraken over wat je met elkaar deelt (zoveel mogelijk natuurlijk) en je ziet dat je collega’s dichter bij elkaar komen te staan.

SharePoint 2010 is een mooi platform om mensen en kennis met elkaar te verbinden.

SP2010 end user basics op video

Ik vond een site met basale video’s over SP2010 voor eindgebruikers. Best goed gedaan zo!

Point 80 – 20 site

Het belang van een goede onderwerpregel in e-mail

Je ontvangt veel e-mail, heel veel e-mail. En om het lekker overzichtelijk te houden stuur je zelf ook veel updates via e-mail. Maar hoe houdt ik controle over mijn e-mail?

Als je veel mail ontvangt wil je ook snel bepalen wat je er mee moet doen. Dat baseer je op de onderwerpregel (anders blijf je de mail iedere keer openen als je het bekijkt). Je kunt je aktie vaak laten afhangen van urgenttie en belangrijkheid (weet je nog, die matrix van “nu doen”, “plannen”, “delegeren” en “niets doen”).

  Een e-mail is erg snel gemaakt en verstuurd. Soms iets te snel. En dat zie ik in de aandacht voor de onderwerpregel, of soms zelfs het ontbreken van een onderwerp. Erg snel door de verzender, erg lastig voor mij om te bepalen wat ik er mee moet doen. Denk dan aan onderwerpen als “Offerte”, “Info nodig”, “Klant bellen”. Hieruit blijkt geen urgentie, belangrijkheid en relevantie voor mijn eigen werk.

Ik pleit ervoor dat verzenders van e-mail even stil staan bij het maken van een onderwerpregel waarin de urgentie, belangrijkheid en de relevantie voor mij als persoon blijkt. Dan krijgen we onderwerp regels zoals: “Klant X snel terugbellen over je projectvoorstel van deze week” of “Review jij onze offerte Klant Y voor verzending donderdag 22 april”.

Kijk, dan ga ik in aktie, dit ga ik direct uitvoeren, plannen of delegeren. Met een klein beetje aandacht wordt het werk snel weer aangenaam!

Je mail software kan vaak op basis van regels je mail klassificeren, verplaatsen, high lighten etc. Gebruik deze mogelijkheden om je werk automatisch te structureren.

PS. Dit artikel is geinspireerd door een blog op Lifehacking.nl van Anja Wassenaar. Ik gebruik mijn blog post nu als een extra regel in mijn mail handtekening, op het moment dat ik een beperkte onderwerpregel tegen kom. Misschien ook een tip voor jou?