Op 12 mei 2010 lanceert Microsoft de nieuwe Office 2010 lijn met daarin ook SharePoint 2010. Veel organisaties hebben inmiddels de stap gemaakt om SharePoint te introduceren voor samenwerking, intranet of portal platform. Het succes van de implementaties loopt sterk uiteen, sommige samenwerkingsverbanden krijgen een enorme vlucht, sommige intranets blijven nog steeds erg statisch. Nu komt Microsoft dus met een vernieuwde versie, wat voegt SharePoint 2010 voor een eindgebruiker nog toe?
privé vaak verder dan op kantoor
Op internet zien we een enorme invulling van de behoefte om elkaar te vinden en contact te houden. Denk dan aan de veel gebruikte voorbeelden als Hyves en LinkedIn voor contacten en profielen; Twitter voor microblogging; Messenger om te chatten; SkyDrive om bestanden uit te wisselen; boekrecenties op een boekensite. De medewerkers in je organisatie gebruiken allemaal wel een of meer van deze “sociale media”. Maar wat hebben ze ter beschikking als ze aan het werk gaan? In veel gevallen bestaan de technologische hulpmiddelen uit mappen op de P-schijf, e-mail, wat programma’s op de desktop en een (mobiele) telefoon. Thuis zijn medewerkers actief voor een vereniging; organiseren ze moeiteloos evenementen; houden contact met familie en vrienden of spreken nog even snel de leerkracht van de kinderen… Contact houden met andere mensen is iets wat we van nature graag doen. Maar hoe ver staat deze wereld af van de huidige technologische hulpmiddelen die een gemiddelde medewerker ter beschikking heeft op kantoor?
vasthouden kennis
Veel organisaties worstelen met het vasthouden van kennis. Medewerkers verlaten de organisatie om ergens anders te gaan werken of gaan met pensioen en echte kennisoverdracht is bijna onmogelijk. Hoe houden we die kennis dan toch vast? En als we al iets van die kennis vastleggen, hoe komen we dan in contact met degene die daar dan ook het meeste van af weet? Zelfs het smoelenboek laat het al vaak afweten…
persoonlijk
SharePoint 2010 laat naast vele verbeteringen en verdere uitdieping van documentfunctionaliteit en content management capaciteiten vooral ontwikkelingen zien op het vlak van het contact tussen mensen. Kort samengevat: SharePoint 2010 maakt het persoonlijk.
Mijn Site
Iedere SharePoint server installatie kent de mogelijkheid om voor iedere medewerker een eigen site aan te maken, de Mijn Site. Deze wordt vooral gebruikt voor het opslaan van de profielinformatie zoals een foto, een korte beschrijving, direct telefoonnummer, kamernummer etc. Als je intranet geen mogelijkheden biedt om documenten te delen, dan kan dat ook op deze eigen persoonlijke opslagplaats. De Mijn Site biedt ook de mogelijkheden om collega’s te volgen; wat schrijven ze, waar werken ze aan en wanneer zijn ze jarig. Iedereen kan zijn eigen set van collega’s zelf aanmaken. Vanuit functioneel perspectief behoort de Mijn Site ook echt toe aan de medewerker, Mijn Site wordt daarom ook geschreven met een hoofdletter M, van Mij.
SharePoint 2010 heeft deze Mijn Site verder uitgebouwd en er de spil van alle sociale bewegingen van gemaakt. Het profiel en de opslag zijn gebleven, het in de gaten houden van de activiteiten van persoonlijk geselecteerde collega’s is sterk verbeterd. Om op de hoogte te blijven kan een medewerker gebruik maken van twee mechanismen. Ten eerste zelf aangeven wie je wil volgen. Alle openbare activiteiten van deze persoon worden dan getoond. Maar wat doe je in het geval dat je een collega nog niet kent, omdat deze op een andere verdieping, een andere vestiging of zelfs in een ander land werkt? Expertise is overal , en zelfs vaker buiten eigen reguliere netwerk om. Hoe vind je deze (vaak heel relevante) collega’s dan?
collega’s ontdekken
De tweede mogelijkheid is om in SharePoint 2010 alle documenten en pagina’s te voorzien van extra labels, zogenaamde tag’s. Deze tags kan iedereen zelf bedenken, of ze kunnen worden gesuggereerd. Dit biedt een interessante uitbreiding op de traditionele taxonomie (de boomstructuur van alle metadata, centraal beheerd). Deze traditionele taxonomie kan namelijk slecht omgaan met veranderingen en actualiteiten. Vandaar dat deze labels vaak in algemeenheden worden geformuleerd. Handig om het wat eenduidig te houden, maar vaak niet meer relevant voor een medewerker in het gebruik. Juist de combinatie van taxonomie en zelfstandig kunnen ‘taggen’ zorgt ervoor dat er naast de noodzakelijke structuur ook voldoende relevantie per document kan worden aangeven voor de zoekmachine.
En het zijn nu juist die tags (of labeltjes) die collega’s aan documenten en pagina’s hangen die de oplossing vormen voor het verbreden van je expertise netwerk. Geef zelf op je Mijn Site aan in welke tags je interesse hebt, SharePoint toont dan in je activiteitenstroom alle mensen die deze tag gebruiken. De mate waarin deze stroom gevuld wordt kan uiteraard zelf worden bepaald. Zo ben je direct op de hoogte wanneer er iets op je intranet of projectomgeving gebeurt waarin je interesse hebt.
het ultieme telefoonboek
Veel telefoonboeken zijn nogal statisch van aard. Het varieert van een rondgemailde Excelsheet (al dan niet geprint), een overzicht op het intranet tot een zoekomgeving op de HRM profielen. Maar wat als je niet weet op welke afdeling iemand zit, hoe vind je deze persoon dan?
Veel profielpagina’s zijn erg passief. In het beste geval worden ze twee keer per jaar bijgewerkt, net voorafgaand aan het functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Maar collega’s hebben veel en veel meer expertise dan alleen hun telefoonnummer, kamernummer of de competentie “leidinggeven”. In de praktijk doen ze van alles! Door statische profielinformatie (erg fijn voor de vaste gegevens uit telefooncentrales of HRM systemen) te combineren met het tagging mechanisme, boren we direct meer expertise aan. Het feit dat iemand veel documenten heeft geschreven over een specifiek onderwerp, maakt hem een praktische expert. Ondanks dat dit onderwerp wellicht nooit in zijn statische profiel naar voren komt. De komende tijd gaan we met SharePoint veel meer op zoek naar expertise dan naar statische profiel informatie. Alles wat je maakt en alles wat je tagt draagt bij aan je persoonlijke profiel, je zou kunnen zeggen: ‘je bent wat je maakt’.
Op deze manier is het oude vertrouwde interne telefoonboek dus echt verleden tijd. Je zoekt op expertise, je vind collega’s met directe toegang tot hun Mijn Site en je neemt direct contact op via de chat (als je de Office Communicator hebt draaien). Het ontdekken van collega’s en een afspraak maken is maar 3 muisklikken ver.
Wanneer je wilt weten waar iemand zich bevindt in de organisatie-hiërarchie, dan laat je de organisation browser op de Mijn Site van je collega surfen door de organisatie structuur. Wie is zijn leidinggevende; zijn directe collega’s; zijn ondergeschikten…
grootste voordeel persoonlijke benadering
Je ontdekt collega’s zonder er veel voor te doen. Het enige wat er voor nodig is is de documenten die je maakt voor je projecten, research, afdeling of team te taggen en te beschrijven waar ze over gaan. Zo ontdek je de voor jou relevante collega’s, waarvan je tot nu toe misschien het bestaan niet eens wist. Voeg ze toe aan je netwerk, zie of ze online zijn, chat met ze voor een korte vraag, ga een keer lunchen, volg hun activiteiten… Maar er is nog veel meer mogelijk; combineer je intranet met Chat en Presence functionaliteiten; stel je agenda voor elkaar open; maak werkafspraken over wat je met elkaar deelt (zoveel mogelijk natuurlijk) en je ziet dat je collega’s dichter bij elkaar komen te staan.
SharePoint 2010 is een mooi platform om mensen en kennis met elkaar te verbinden.
Posts
