Je ontvangt veel e-mail, heel veel e-mail. En om het lekker overzichtelijk te houden stuur je zelf ook veel updates via e-mail. Maar hoe houdt ik controle over mijn e-mail?
Als je veel mail ontvangt wil je ook snel bepalen wat je er mee moet doen. Dat baseer je op de onderwerpregel (anders blijf je de mail iedere keer openen als je het bekijkt). Je kunt je aktie vaak laten afhangen van urgenttie en belangrijkheid (weet je nog, die matrix van “nu doen”, “plannen”, “delegeren” en “niets doen”).
Een e-mail is erg snel gemaakt en verstuurd. Soms iets te snel. En dat zie ik in de aandacht voor de onderwerpregel, of soms zelfs het ontbreken van een onderwerp. Erg snel door de verzender, erg lastig voor mij om te bepalen wat ik er mee moet doen. Denk dan aan onderwerpen als “Offerte”, “Info nodig”, “Klant bellen”. Hieruit blijkt geen urgentie, belangrijkheid en relevantie voor mijn eigen werk.
Ik pleit ervoor dat verzenders van e-mail even stil staan bij het maken van een onderwerpregel waarin de urgentie, belangrijkheid en de relevantie voor mij als persoon blijkt. Dan krijgen we onderwerp regels zoals: “Klant X snel terugbellen over je projectvoorstel van deze week” of “Review jij onze offerte Klant Y voor verzending donderdag 22 april”.
Kijk, dan ga ik in aktie, dit ga ik direct uitvoeren, plannen of delegeren. Met een klein beetje aandacht wordt het werk snel weer aangenaam!
Je mail software kan vaak op basis van regels je mail klassificeren, verplaatsen, high lighten etc. Gebruik deze mogelijkheden om je werk automatisch te structureren.
PS. Dit artikel is geinspireerd door een blog op Lifehacking.nl van Anja Wassenaar. Ik gebruik mijn blog post nu als een extra regel in mijn mail handtekening, op het moment dat ik een beperkte onderwerpregel tegen kom. Misschien ook een tip voor jou?
Posts
